Встречи один на один - важный и часто недооцениваемый инструмент управления.

Это не только честный способ связаться с сотрудниками и поделиться с ними необходимой информацией, но и отличный способ услышать их отзывы.

Что еще более важно, встреча один на один - это возможность сформировать у вашего сотрудника опыт и восприятие вас как начальника. Во многих случаях то, что они думают о вас и вашем стиле управления, также отражается в их мнении обо всей компании или организации, которую вы представляете.

Проведение эффективных встреч один на один должно быть приоритетом для вас как менеджера или руководителя группы. 11 советов, изложенных в этой статье, помогут вам максимально использовать это решающее время.

1. Постарайтесь правильно настроиться

Правильный сеанс один на один начинается еще до встречи, когда вы готовите свои заметки и свое отношение к ней.

Если вы будете рассматривать встречу один на один как нежелательное отвлечение в ваш напряженный день, вы далеко не уйдете.

Вместо этого выделите несколько минут, чтобы очистить свой разум и сосредоточиться на человеке, с которым вы собираетесь встретиться.

Начните с того, что изучите свои записи из предыдущего личного кабинета с этим сотрудником, просмотрите его последнюю статистику работы, отметьте любые жалобы или похвалы, которые вы получили в их адрес.

2. Сделайте встречи один на один регулярным

Частота встреч один на один во многом зависит от размера вашей компании и вашего стиля управления. Некоторые источники говорят, что такие встречи должны проводиться еженедельно, в то время как другие утверждают, что двухнедельное или ежемесячное расписание поможет.

Хорошая идея - назначать следующую повторяющуюся встречу в конце каждой текущей встречи, чтобы обе стороны могли запланировать ее заранее.

Подумайте о частоте и продолжительности, которые не показались бы слишком большой для вас или ваших сотрудников, но все же были бы достаточными, чтобы держать всех в курсе и поддерживать постоянный контакт.Реклама

Новые сотрудники должны встречаться чаще один на один, не реже одного раза в неделю или две недели.

Регулярные занятия один на один делают обратную связь обычным делом и поощряют культуру честности. Кроме того, регулярные личные беседы заставляют сотрудников чувствовать, что их понимают, доверяют и ценят в компании, что повышает их внутреннюю мотивацию.

3. Установите ограничение по времени для встреч.

Выделите достаточно времени для этих разговоров, но не делайте их слишком длинными.Никто не будет ждать встреч, которые теряют фокус и просто затягиваются до бесконечности.

Оптимальная продолжительность каждого занятия также зависит от частоты этих встреч - например, если вы встречаетесь каждую неделю, 30-минутного занятия может быть достаточно. Если вы встречаетесь раз в две недели или в месяц, 60 минут могут быть более эффективными.

Успешные менеджеры, такие как Энди Гроув, соучредитель и бывший генеральный директор Intel, советовали проводить встречи один на один не менее одного часа:

По моему опыту, все меньшее приводит к тому, что подчиненный ограничивается простыми вещами, с которыми можно быстро справиться.

4. Составьте список тем для обсуждения

Общий план или структура встречи могут помочь развить разговор, особенно на первых нескольких встречах. Однако вам не обязательно придерживаться плана, несмотря ни на что. Рассматривайте это скорее как ссылку, которая может помочь в случае, если разговор зайдет в тупик или слишком далеко уйдет от темы.

Повестка дня встречи также может быть полезна, если сотрудник интроверт и вряд ли будет говорить один.

Например, вы можете подготовить от трех до пяти тем, которые вам наиболее интересны. Или вы можете держать перед собой список вопросов, но не забывайте проявлять гибкость - вам не нужно спрашивать их все, если разговор протекает естественно.

Некоторые идеи для вопросов, которые могут привести к исчерпывающим ответам:

• В какое время дня вы чувствуете себя наиболее продуктивным? Считаете ли вы, что вам нужен другой график работы, чтобы улучшить свое самочувствие и продуктивность?
• Какими последними достижениями вы гордитесь?
• Есть ли у вас какие-либо предложения, которые могут помочь нам лучше работать в команде?
• Есть ли в команде кто-нибудь, с кем тебе тяжело работать? Не могли бы вы объяснить почему?
• Какие из ваших задач привлекают вас и вдохновляют? Есть ли способ сделать ваши повседневные задачи более увлекательными?
• Каковы основные узкие места в вашем нынешнем проекте? Могу я чем-нибудь помочь продвинуть это?
• Что вас беспокоит на работе или в офисе в целом? Вы когда-нибудь чувствовали себя здесь недооцененными?
• Вы чувствуете, что достаточно учитесь на работе? О каких областях вы хотели бы узнать больше?
• Что я могу сделать, чтобы улучшить свой стиль управления или лучше поддержать вас?
• Над какими проектами или задачами вам было бы интересно работать дальше?

Тип профи: Реклама

Бывший генеральный директор Google Эрик Шмидт обычно начинал свои личные встречи, сравнивая свои списки со списками, которые его сотрудников просили подготовить перед встречей.^[1]Пунктам, найденным в обоих списках, был присвоен приоритет, потому что они, вероятно, были самыми насущными проблемами.

5. Придерживайтесь непринужденности и измените настройку.

Если вы стремитесь к честному, непринужденному и искреннему разговору со своим сотрудником, подумайте не только о своих словах и языке тела, но и об атмосфере на встрече.

Ваша цель - быть профессиональным и продуктивным, но не обязательно неловким или несвежим.

Во-первых, найдите расслабляющее место для частной беседы. Уютная мебель, теплые тона, офисные растения или даже другой вид из окна могут породить новые идеи и предложения. Но вам даже не обязательно придерживаться переговорной - почему бы не прогуляться или не выпить кофе в ближайшем кафе?

Генеральный директор программного обеспечения для отслеживания производительности DeskTime, Артис Розенталс считает, что встречи один на один должны проходить вне обычных офисных ограничений:

Я нахожу возможность пойти на более длительный обед один на один с каждым из членов моей команды, чтобы обсудить все в непринужденной атмосфере.

Он добавляет, что неформальность не означает, что встреча проходит без подготовки.

Перед встречей я составляю актуальные вопросы и данные и передаю их соответствующему сотруднику, чтобы мы оба подготовились и провели плодотворную беседу.

6. Сосредоточьтесь на сотруднике

Сотрудник должен быть в центре внимания беседы один на один. Известный американский бизнесмен и писатель Бен Горовиц рекомендует, чтобы менеджер говорил только 10% времени. , оставив остальную часть разговора члену команды.

Помните - как человек, занимающий руководящую позицию, вы должны отбросить свое эго и поддерживать своего сотрудника, насколько это возможно.

В идеале, разговор должен проходить естественно вокруг всего, что для него или нее важно. Если нет, задайте открытые вопросы, которые помогут им сформулировать свою позицию и выразить свой отзыв (см. Совет № 4).Реклама

7. Слушай, как будто ты это имеешь в виду

Ваша задача не только в том, чтобы дать слово вашему сотруднику. Также нужно слушать - активно. Это означает, что вы не слушаете просто из вежливости. На самом деле вы пытаетесь понять и запомнить все, чем вы делитесь.

Некоторые техники активного слушания:

• Оставайтесь непредубежденными, уверенными в себе и слушайте человека, не делая односторонних выводов.
• Покажите сотруднику, что вы внимательны, и иногда резюмируйте то, что он говорит.
• Дважды проверьте, правильно ли вы поняли некоторые утверждения, чтобы избежать недоразумений (например, «Правильно ли я понял, что вы хотите, чтобы маркетинговая команда присоединилась к этому проекту, чтобы избежать дальнейших задержек?»).
• Будьте внимательны ко всему, что вы слышите, даже к критике в адрес вашей компании или вашей собственной деятельности.

8. Делитесь соответствующей информацией

Мы уже упоминали, что работодатель должен меньше говорить и больше слушать. Однако, если у вас есть что-то важное, и это затрагивает этого сотрудника лично или профессионально, время для того, чтобы сказать это, стоит на встрече один на один.

Вы готовите новый проект или стратегию, о которой должен знать сотрудник? Вы тестируете какие-то новые тактики управления и хотели бы, чтобы они были задействованы? Могут ли новые изменения повлиять на компанию или вашу команду в частности?

Убедитесь, что вы держите каждого сотрудника в курсе, чтобы избежать распространения сплетен и дезинформации в офисе. Если вы расскажете им эту новость лично, они также почувствуют, что их ценят и ценят.

9. Записывайте заметки.

Скорее всего, вы руководите более чем одним или двумя сотрудниками, поэтому не следует полагаться на свою память, чтобы отмечать все важные моменты, которые поднимает каждый член команды.

Однако не рекомендуется делать заметки на компьютере во время встречи. Почему?

Открытый ноутбук можно легко истолковать как отвлечение и отсутствие особого интереса к разговору.

Так что тебе придется делать заметки по старинке - записывая их в блокнот, дневник или лист бумаги.

Ведение заметок позволяет члену вашей команды видеть, что вы активно участвуете в собрании и что изложенные моменты будут приняты во внимание. Другими словами - что это не пустая трата их времени.

10. Уходите с делом или делом на вынос

Как и все остальное, связанное с бизнесом, встречи один на один должны иметь цель и практический результат. Другими словами, убедитесь, что вы, ваш сотрудник или, в идеале, вы оба уходите с заданием или задачей, которую необходимо выполнить.Реклама

Чтобы закрепить это, отправьте быстрое электронное письмо после встречи один на один, перефразируя основные моменты, о которых вы говорили. Это гарантирует, что вы оба находитесь на одной странице и будете осведомлены о следующих шагах, которые должна предпринять каждая сторона.

Письмо с итогом займет еще несколько минут вашего времени, но, несомненно, окажется полезным в долгосрочной перспективе.

11. Не пренебрегайте общением с удаленными сотрудниками.

Сегодня все больше менеджеров работают с командой, которая частично (или полностью) состоит из удаленных сотрудников. Если вы один из них, знайте это:

Встречи один на один еще более важны, когда речь идет о вашей удаленной команде.

Почему? Потому что вы можете чувствовать настроение своей внутренней команды каждый день в офисе. В то же время вы можете не знать, что чувствуют ваши удаленные или удаленные сотрудники.

Генеральный директор стартапа печати по запросу Printful Дэвис Сикснанс управляет компанией с 500 сотрудниками на двух континентах. Помимо ежеквартальных встреч для всех сотрудников, он требует, чтобы менеджеры регулярно встречались один на один с каждым из членов своей команды.^[два]в дополнение к полугодовым обзорам эффективности.

Он указывает:

Это отличный способ показать, что менеджеры заботятся о производительности и благополучии сотрудника. Возникают темы, которые в противном случае не стали бы предметом регулярного обсуждения, например, музыка, которая играет в офисе.

Санта Личе-Крузе, директор по персоналу Printful Latvia, соглашается с Дэвисом и рекламой:

Разговоры должны строиться на основе прозрачности и взаимного доверия. Пришло время спросить, как дела у этого человека, о его или ее балансе между работой и личной жизнью, состоянии здоровья, неработающей деятельности и т.д.

Смотрите в глаза своим сотрудникам

Как менеджер, вам нужно быть последовательным во всем, что вы делаете, и встречи один на один не исключение. Их не обязательно проводить каждый день или даже каждую неделю, но вы должны быть привержены им каждый раз.Реклама

Помните - ваша основная цель - поддержать производительность вашего сотрудника. Регулярный личный чат с каждым из подотчетных вам людей поможет вам увидеть рост вовлеченности сотрудников. И это, вероятно, приведет к улучшению корпоративной культуры и повышению производительности всей компании.

Дополнительные советы по руководству

• 5 типов лидерства, которые помогут создать высокопроизводительную команду
• Овладейте этими 10 навыками управления, чтобы стать сильным лидером
• Лидерство против менеджмента: один лучше другого?
• 15 лучших руководящих книг, которые должен прочитать каждый лидер, чтобы добиться успеха

Рекомендуемое фото: rawpixel через unsplash.com

Справка