20 СОВЕТОВ ПО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ, КОТОРЫЕ СУЩЕСТВЕННО ПОВЫСЯТ ВАШУ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ

Вы обычно пунктуальны или опаздываете? Вы заканчиваете дела в оговоренные сроки? Сдаете ли вы отчеты / работу вовремя? Сможете ли вы выполнить то, что хотите, в срок? Вы хорошо умеете распорядиться своим временем?

Если вы ответили «нет» ни на один из вышеперечисленных вопросов, это означает, что вы не так хорошо распоряжаетесь своим временем, как хотели. Вот 20 советов по управлению временем, которые помогут вам лучше управлять временем:

1. Составьте ежедневный план

Планируйте свой день до того, как он развернется. Делайте это утром или, еще лучше, вечером перед сном. План дает вам хорошее представление о том, как пройдет день. Таким образом, вас не поймают врасплох. Ваша задача на день - как можно лучше придерживаться плана.

Вот Как составить список дел, который значительно повысит вашу продуктивность .

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Имейте в виду, что вам нужно закончить X-задание к 10:00, Y-задание к 15:30 и Z-задание к 17:30. Благодаря этому ваша работа не будет затягиваться и отнимать время, отведенное для других занятий.

3. Используйте календарь

Наличие календаря - самый важный шаг в управлении повседневными делами. Если вы используете Outlook или Lotus Notes, календарь входит в состав почтовой программы.

Я использую это. Еще лучше, если вы можете синхронизировать свой календарь с мобильным телефоном и другим оборудованием, которое вы используете, - таким образом, вы можете получить доступ к своему расписанию, где бы вы ни находились. Вот 10 лучших календарных приложений, которые помогут не сбиться с пути .

Дополнительные советы о том, как использовать календарь для лучшего управления временем, можно найти здесь: Как использовать календарь для создания времени и пространства

4. Используйте органайзер

Органайзер поможет вам быть в курсе всего в жизни. Это ваш центральный инструмент для систематизации информации, списков дел, проектов и прочего.Реклама

Эти 15 лучших приложений и инструментов для управления временем может помочь вам лучше организовать, выберите тот, который соответствует вашим потребностям.

5. Знайте свои дедлайны

Когда вам нужно закончить свои задачи? Четко отметьте крайние сроки в своем календаре и органайзере, чтобы знать, когда вам нужно их завершить.

Но убедитесь, что вы не допускаете этих 10 распространенных ошибок при установке сроков.

6. Научитесь говорить 'нет'

Не берите на себя больше, чем вы можете выдержать. Откажитесь от отвлекающих факторов, которые появляются, когда вы занимаетесь другими делами. Или отложите это на более поздний срок.

Лео Бабаута, основатель Zen Habits, прекрасно понимает, как сказать «нет»: Мягкое искусство сказать нет

7. Задача быть раньше

Если вы нацелитесь на то, чтобы быть вовремя, вы либо опоздаете, либо опоздаете. В большинстве случаев вы опаздываете. Однако, если вы нацелитесь на то, чтобы прийти раньше, вы, скорее всего, успеете.

Во время встреч старайтесь приходить пораньше. Что касается ваших крайних сроков, отправьте их раньше, чем требуется.

Узнайте из этих советов о как подготовиться к тому, чтобы быть рано , а не как раз вовремя.

8. Ограничьте время своей деятельности

Это означает, что вы ограничиваете свою работу X количеством времени. Чем полезен тайм-бокс? Вот 10 причин, по которым вам стоит заняться тайм-боксом.Реклама

Вы также можете узнать больше о том, как использовать тайм-бокс здесь: Получите, что важно, запланировав временные блоки

9. Поставьте перед собой часы на видном месте.

Иногда мы настолько поглощены своей работой, что теряем счет времени. Имея перед собой огромные часы, вы будете знать текущее время.

10. Установите напоминания за 15 минут до выступления.

В большинстве календарей есть функция напоминания. Если вам нужно присутствовать на важной встрече, установите будильник за 15 минут до этого.

Подробнее о том, как напоминания помогают запомнить все, вы узнаете из этой статьи: Важность напоминаний (и как сделать напоминание, которое работает)

11. Сосредоточьтесь

Вы так много занимаетесь несколькими задачами, что просто ничего не делаете? Если да, сосредоточьтесь только на одной ключевой задаче одновременно. Многозадачность вредна для вас .

Закройте все приложения, которыми вы не пользуетесь. Закройте в браузере вкладки, которые отвлекают ваше внимание. Сосредоточьтесь исключительно на том, что вы делаете. Так вы станете более эффективным.

Генеральный директор Lifehack написал подробное руководство о том, как сосредоточиться, изучите советы: Как сосредоточить внимание и максимизировать свою производительность (Окончательное руководство)

12. Избегайте отвлекающих факторов.

Что вас отвлекает в работе? Мгновенные сообщения? Телефон звонит? Появляются текстовые сообщения?

Сейчас я почти не пользуюсь чатом. Я вхожу в систему только тогда, когда не собираюсь выполнять какую-либо работу. В противном случае это сильно отвлекает.Реклама

Когда я делаю важную работу, я также выключаю свой телефон. Звонки в это время записываются, и я связываюсь с ними позже, если это что-то важное. Это помогает мне лучше концентрироваться.

Дополнительные советы о том, как свести к минимуму отвлекающие факторы, чтобы добиться большего, можно найти в статье Как минимизировать отвлекающие факторы, чтобы добиться цели.

13. Отслеживайте потраченное время

Когда вы начинаете отслеживать свое время, вы лучше понимаете, как проводите время. Например, вы можете установить простой таймер обратного отсчета, чтобы убедиться, что вы закончите задачу в течение определенного периода времени, например, 30 минут или 1 час. Нехватка времени может подтолкнуть вас сосредоточиться и работать более эффективно.

Вы можете найти больше приложения для отслеживания времени здесь и выберите тот, который вам подходит.

14. Не беспокойтесь о неважных деталях

Вы никогда не сможете сделать все так, как хотите. Попытки сделать это неэффективны.

Попытки достичь совершенства приносят больше вреда, чем пользы, узнайте здесь о том, как перфекционизм убивает вашу продуктивность и как избавиться от перфекционизма.

15. Расставьте приоритеты

Поскольку вы не можете делать все, научитесь расставлять приоритеты в важном и отпускать все остальное.

Применяйте принцип 80/20, который является ключевым при расстановке приоритетов. Вы также можете воспользоваться этой техникой, чтобы расставить приоритеты на своей тарелке: Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее

16. Делегат

Если есть вещи, которые могут быть лучше выполнены другими, или вещи, которые не столь важны, рассмотрите возможность делегирования. Это снимает нагрузку, и вы можете сосредоточиться на важных задачах.Реклама

Когда вы делегируете часть своей работы, вы высвобождаете время и добиваетесь большего. Узнайте из этого руководства, как эффективно делегировать работу: Как делегировать работу (полное руководство для успешных лидеров)

17. Группируйте похожие задачи вместе

Для связанной работы объедините их вместе.

Например, мою работу можно разделить на следующие основные группы:

написание (статьи, моя будущая книга)
коучинг
развитие мастерской
развитие бизнеса
административный

Я объединяю все связанные задачи вместе, чтобы добиться синергии. Если мне нужно позвонить, я выделяю временной интервал для всех своих звонков. Это действительно упрощает процесс.

18. Избавьтесь от траты времени

Что отнимает у вас время от работы? Facebook? Твиттер? Проверка электронной почты? Перестаньте так часто их проверять.

Единственное, что вы можете сделать, - это усложнить их проверку - удалить их из быстрых ссылок / закладок браузера и поместить в папку закладок, к которой трудно получить доступ. Замените закладки в браузере важными сайтами, имеющими отношение к работе.

Хотя вы, несомненно, по-прежнему будете проверять FB / Twitter, вы обнаружите, что это более низкая частота, чем раньше.

19. Отрежьте, когда вам нужно

Причина номер один, почему вещи переполняются, заключается в том, что вы не прекращаете работу, когда вам нужно.

Не бойтесь перехватывать встречи или подводить черту к отключению. В противном случае никогда не будет конца, и вы просто съедите время на потом.Реклама