КАК ПРАВИЛЬНО РАССТАВИТЬ ПРИОРИТЕТЫ ЗА 10 МИНУТ И РАБОТАТЬ В 10 РАЗ БЫСТРЕЕ

У каждого из членов моей команды есть куча задач, которые им нужно решать каждый рабочий день. Кроме того, большинство их задач - это либо творческие задачи, либо задачи по решению проблем. Каждому из них пришлось научиться расставлять приоритеты задач, чтобы все было сделано.

Несмотря на то, что нам нужно решить множество задач, наша команда может оставаться сосредоточенной, творческой и последовательно работать над достижением наших целей в течение определенного периода времени.

Я собираюсь рассказать вам, как я помог своей команде выполнить больше задач за меньшее время с помощью правильной расстановки приоритетов. Несколько минут, потраченных на чтение этой статьи, могут буквально сэкономить вам тысячи часов в долгосрочной перспективе. Итак, давайте начнем с моего метода расстановки приоритетов:

Как расставить приоритеты с помощью метода весов

Одна из наших новых редакторов пришла ко мне на днях и рассказала, как она изо всех сил пыталась справиться со многими задачами, которые ей нужно было решать, и с крайними сроками, которые ей постоянно нужно было придерживаться.

В конце каждого дня она чувствовала, что сделала много вещей, но часто не могла придумать творческие идеи и успешно опубликовать статьи. Из того, что она мне рассказала, было очевидно, что она чувствовала себя подавленной и все больше расстраивалась из-за того, что не могла достичь своих целей, несмотря на то, что большую часть дней тратила лишние часы. Все это лишало ее возможности в долгосрочной перспективе добиться хорошего баланса между работой и личной жизнью.

После того, как она послушалась моего совета по использованию метода весов, она сразу же испытала резкий рост продуктивности, который выглядел следующим образом:

Она могла произвести в три раза больше креативных идей для статей в блогах.
Она могла публиковать все ее статьи вовремя.
И она могла каждый день вовремя заканчивать свою работу ( больше никаких сверхурочных !).

Если вам интересно, как она это сделала, прочтите пошаговое руководство:

1. Выделите 10 минут на планирование

Когда дело доходит до решения проблем с производительностью, имеет смысл спланировать, прежде чем принимать меры. Однако не стоит настолько увлекаться планированием, чтобы не попасть в ловушку и никогда не выйти за пределы первой базы.Реклама

Я рекомендую выделить себе конкретный период времени для планирования, но пусть он будет коротким. На обдумывание плана должно хватить 10-15 минут.

Используйте это время, чтобы:

Взгляните на картину в целом.
Подумайте о текущей цели и задаче, которых вы хотите / хотите достичь.
Выложите все задачи, которые вам нужно сделать.

2. Согласуйте свои задачи с вашей целью

Это основной компонент, который делает метод весов эффективным, поскольку вы учитесь расставлять приоритеты.

Это работает так:

Взгляните на все задачи, которые вы делаете, и оцените важность каждой из них. Конкретно, измерять важность задачи по ее стоимости и выгоде .

Под стоимостью я имею в виду усилия, необходимые для выполнения задачи (включая время, деньги и другие ресурсы). Преимущество состоит в том, насколько близко задача может способствовать достижению вашей цели.

Чтобы упростить вам задачу, я перечислил ниже четыре комбинации, которые позволят вам быстро и легко определить приоритет каждой из ваших задач:Реклама

Низкая стоимость + высокая выгода

Сначала выполните эти задачи, потому что они самые простые для выполнения, но они помогут вам приблизиться к вашей цели.

Утверждение иллюстраций, созданных для рекламной брошюры, скорее всего, подойдет к этой категории. Вы можете легко решить, понравился ли вам рисунок / макет, но ваше решение утвердить его приведет к созданию буклета и последующим выгодам для продаж от его рассылки потенциальным клиентам.

Высокая стоимость + высокая выгода

Разбейте дорогостоящую задачу на более мелкие. Другими словами, разбейте большую задачу на небольшие, выполнение которых занимает менее часа, а затем повторно оцените эти небольшие задачи и установите для них правильный уровень приоритета.

Представьте, что вас попросили написать план выпуска новой белковой порошковой добавки, не требующей дневников. Вместо того, чтобы пытаться написать план за один присест, постарайтесь написать разные разделы в разное время (например, потратьте 30 минут на написание введения, 1 час на основной текст и 30 минут на написание заключения).

Низкая стоимость + низкая выгода

Когда вы учитесь расставлять приоритеты по времени и задачам, эта конкретная комбинация должна быть вашим самым низким приоритетом. Либо дайте себе 10-15 минут, чтобы справиться с этой задачей, либо поместите такие задачи между важными задачами в качестве полезного перерыва.

Это, вероятно, необходимые задачи (например, рутинные задачи, такие как проверка электронной почты), но они не способствуют достижению желаемой цели. Держите их в нижнем списке приоритетов.

Высокая стоимость + низкая выгода

Проверьте, действительно ли эти задачи необходимы. Подумайте о способах снижения затрат, если вы решите, что выполнение задачи необходимо.

Например, могут ли какие-либо инструменты или системы помочь ускорить выполнение задачи? В этой категории вы, вероятно, найдете такие вещи, как проверка и обновление электронных таблиц контактов по продажам. Это может быть утомительным и трудоемким делом, чтобы не допустить ошибок. Однако существует множество приложений, которые могут сделать этот процесс мгновенным и беспрепятственным.Реклама

Теперь, возвращаясь к редактору, о котором я упоминал ранее, давайте взглянем на ее типичный список ежедневных задач:

Выслушав мой совет, она сломала высокая стоимость + высокая выгода задача на более мелкие. Тогда ее задачи выглядели так (в порядке приоритета):

А для задачи по продвижению статей на разные платформы, рассмотрев ее преимущества, мы решили сосредоточиться только на наиболее эффективной платформе, тем самым значительно снизив связанные с этим временные затраты.

После того, как вы эффективно проанализируете затраты и преимущества своих повседневных задач, вы можете погрузиться в это Планировщик полной жизни чтобы убедиться, что вы завершили все в своем списке наилучшим образом.

Дополнительный совет: решайте задачи с соблюдением сроков

После того, как вы оцените свои задачи, вы поймете важность каждой из них. Это сразу даст вам кристально ясную картину того, как расставить приоритеты на основе того, какие задачи помогут вам достичь большего (с точки зрения постановки целей). Однако иногда вы не можете определить приоритет каждой задачи, потому что сроки выполнения будут установлены внешними сторонами, такими как менеджеры и агентства.

В подобных случаях я предлагаю, после рассмотрения важности и ценности ваших текущих задач, выровнять список таким образом, чтобы помочь вам уложиться в сроки и соответствующим образом скорректировать приоритеты. Реклама

Например, давайте снова окунемся в мир редактора.

Некоторые статьи, которые она редактировала, нужно было опубликовать к определенным срокам, поэтому это срочные и важные задачи. Метод Scales позволяет это сделать, и в этом случае ее измененный список задач будет выглядеть примерно так:

Надеюсь, теперь вы видите, насколько легко оценить важность задач и как расположить их по приоритетам в работоспособном порядке.

Суть

Метод весов отличается от всего, что вы пробовали. Приняв метод весов, вы начнете правильно расставлять приоритеты в своей работе и повысите свою продуктивность до 10 раз!

В отличие от других методов, которые на самом деле не объясняют, как определить важность задачи, мой метод поможет вам разбить каждую из ваших задач на две части: затраты и выгоды. Мой метод также поможет вам предпринять дальнейшие действия, основанные на различных комбинациях затрат и выгод, которые могут ускорить ваш карьерный рост в целом.

Начни прямо сейчас потратить 10 минут на оценку ваших обычных повседневных задач и как они соответствуют вашим целям. Когда у вас будет эта информация, вы сможете легко поместить свои задачи в список приоритетов. Остается только начать следующий рабочий день со следования новому основному списку.