Все мы пользуемся электронной почтой, но иногда мы используем ее слишком много или неправильно. Чтобы получить максимальную отдачу от электронной почты, мы должны использовать ее осторожно и разумно. Это 10 советов, которые помогут использовать электронную почту максимально эффективно.

1. Используйте разные учетные записи электронной почты для разных целей.

Хорошо иметь отдельные учетные записи электронной почты для разных целей. Например, у вас может быть один для бизнеса, а другой - для общественной деятельности. Это означает, что вы можете проверить личную электронную почту вечером, не беспокоясь о делах. Если вы увидите важное сообщение от начальника, это может испортить вам выходные или вечер. В конце дня вы хотите уйти с работы. Не позволяйте электронной почте делать вас рабом на работе. Некоторые люди считают неудобным проверять две разные учетные записи электронной почты. Но относительные неудобства легко перевешиваются преимуществами.

2. Электронная почта не всегда лучшая форма связи.

Если у вас действительно важный вопрос или вы чем-то недовольны, отправка по электронной почте часто не лучший ответ. При необходимости поговорите с человеком напрямую, а не по электронной почте.Реклама

3. Не говорите того, чего бы вы не сказали лично.

Этот совет, безусловно, давался раньше. Но всегда стоит напоминать себе о важности быть вежливым и избегать ненужной грубости. Мы пожалеем об этом позже. Электронная почта упрощает использование резких слов, потому что она безлична. Нам нужно быть очень осторожными.

4. Используйте хорошее название.

Многие люди игнорируют заголовок электронного письма. Если тема меняется, не используйте старый re: нерелевантный заголовок. Хороший заголовок увеличивает вероятность того, что люди действительно прочтут ваше письмо, а не просто оставят его на потом. Плохой заголовок может даже быть удален как спам.Реклама

5. Не игнорируйте основы английского языка.

То, что это электронное письмо, не означает, что мы должны писать как пятилетние дети или использовать язык текстовых сообщений. Это указывает на лень и невнимательность. Если у вас нет времени ответить должным образом, подождите, пока вы это сделаете. Делайте электронные письма краткими, но не игнорируйте основы грамматики и орфографии.

6. Будьте краткими

Электронные письма могут быть краткими и по существу. Если сообщение должно быть длинным, убедитесь, что оно разбито на несколько разделов, которые легко читать. Но, как правило, вы должны стремиться к тому, чтобы он не превышал 5 предложений. Это хорошо как для писателя, так и для читателя.

7. Подтвердите важные электронные письма. Реклама

Если кто-то отправляет важные документы, файлы или сообщение, убедитесь, что вы, по крайней мере, подтверждаете их получение. В противном случае они могут быть не уверены, что получили их. Это не должно быть долго; он может быть довольно коротким.

8. Создайте стандартные ответы.

Если вы обнаружите, что отправляете похожие ответы многим людям, составьте черновик сообщения и сохраните его в папке черновиков (или напишите его словом). Вы можете использовать этот стандартный ответ для писем большому количеству людей. Не забудьте настроить его, добавив свое имя.

9. Будьте осторожны, отвечая всем.

Если вы новичок в электронной почте, убедитесь, что вы знаете разницу между ответом одному человеку и ответом всем на первое сообщение. Достаточно сказать, что вы будете отправлять много писем, которые не хотели бы видеть все. Может быть очень неловко отправлять личное сообщение на всеобщее обозрение - такое случается. Если у вас есть новые работники, убедитесь, что они знают об этом различии. Это избавит от множества потенциальных проблем.Реклама

10. Составьте свою подпись.

Наличие подписи выглядит профессионально и позволяет не вводить одну и ту же информацию в каждое электронное письмо. Помните, что люди могут захотеть связаться с вами не только по электронной почте, но и другими способами. Поэтому убедитесь, что у вас есть номер телефона и адрес. Если уместно, добавьте любую квалификацию и веб-сайты, которые у вас есть. Это дает людям возможность узнать о вас больше.

Теджван обновляет различные блоги, в том числе Сетевое письмо блог о ведении блога и повышении производительности. Сюда входят такие статьи, как как достичь большего, делая меньше . фото Теджван .