Мой муж прямо сейчас планирует конференцию, и в то же время я начинаю организовывать однодневное мероприятие. Мы оба очень напуганы, поэтому я подумал, что может быть полезно для нас - и для других - упростить процесс до десяти простых шагов.

1. Определите, почему

Сядьте со своими партнерами (если они у вас есть) и обсудите конечную цель конференции. Это для получения дохода? Привлечь новых клиентов? Получите известность? Помните об этой цели, когда будете переходить к остальной части списка.Реклама

2. Создайте свой список желаний.

Как бы выглядела ваша конференция в идеальном мире? Запишите такие детали, как местоположение, выступающие, количество и качество участников, еда и развлечения.

3. Составьте бюджет.

Как вы будете платить за свое мероприятие? Изучите любые ресурсы, которые вы можете использовать бесплатно (например, пожертвованное пространство), и то, что вы можете взимать с участников, чтобы покрыть расходы и при этом получить прибыль (если это цель). Составьте бюджетную таблицу, в которой перечислены основные статьи расходов в вашем списке желаний - аренда помещения, персонал, выступающие, питание, вывески, аудио / видео оборудование, печатные материалы, бесплатные призы и дополнительные развлечения. Не забудьте включить расходы на маркетинг мероприятия, например веб-сайта, и предусмотреть 10-15-процентную подушку на случай, если расходы перейдут.

4. Выбирайте практически

Стоимость, очевидно, будет определяющим фактором при выборе места проведения мероприятия и предоставляемых услуг, равно как и посещаемость. Вы хотите выбрать место, которое находится либо в том же городе, что и многие участники, либо недалеко от него.Реклама

Ваш идеальный спикер может быть Дональд Трамп, но на самом деле вам, вероятно, нужно выбрать менее дорогой вариант. Курорт, безусловно, привлекателен, но достаточно ли на нем конференц-залов и личных комнат, и понравится ли местность участникам, чтобы платить больше?

Рассмотрите возможность опроса участников прошлых мероприятий, подобных вашему, чтобы понять, что является наиболее важным при посещении такой конференции, и сделайте выбор на основе этих отзывов.

5. Работа с поставщиками

Как можно раньше начните работать с поставщиками услуг по статьям в таблице бюджета. Поймите, что будет предоставляться в каждом случае, и внимательно изучите контракты и политику отмены (например, вам нужно знать, будет ли отель предоставлять аудио / видео оборудование и поддержку в своих конференц-залах, или вам нужно привезти это с собой) . Если вам нужен конкретный поставщик, я рекомендую проконсультироваться с Бюро конгрессов и посетителей в вашем городе назначения.Реклама

6. Найдите спикеров.

Обратитесь к своей сети, чтобы определить докладчиков, которые лучше всего помогут вам в достижении целей конференции и находятся в рамках вашего бюджета (не просите и не ожидайте, что профессиональные докладчики появятся бесплатно). Просмотрите демонстрационные видеоролики и поговорите с людьми, которые слышали этого оратора раньше. При общении со спикером предоставьте ей достаточно подробностей, чтобы она могла настроить свои замечания для вашей аудитории, и убедитесь, что вы в курсе ее поездок и других потребностей.

7. Установите повестку дня.

Составьте подробный график конференции, которая начинается раньше (разумно 8:00) и заканчивается раньше (16:00). Запланируйте сочетание официальных выступлений, семинаров в небольших группах и свободного времени для общения. Планируйте кормить участников каждые несколько часов либо полноценной едой, либо перекусами. После того, как программа дня будет завершена, подумайте о том, чтобы устроить ужин в соседнем ресторане или посетить местные развлечения, например тур.

8. Продвигайте свое мероприятие

Создайте логотип и цветовую схему для своего мероприятия и разместите его на веб-сайте мероприятия с онлайн-регистрацией. Сплотите свои войска, чтобы распространять информацию через электронную почту и гостевые посты в онлайн-СМИ, ориентированных на вашу аудиторию. Если возможно, воспользуйтесь местными веб-сайтами со списком мероприятий. Рассмотрите возможность предложения скидок организациям, которые отправляют более одного участника.Реклама

9. Планируйте день без стресса.

Заранее активно общайтесь со своими участниками и поставщиками, чтобы они знали, где им быть и чего ожидать. Получите их контактную информацию и убедитесь, что у них есть ваша. Совершите поездку по объекту перед началом конференции, чтобы убедиться, что ваш персонал на месте и все в рабочем состоянии. По мере того, как дела заканчиваются и приходят счета, просматривайте их построчно, чтобы вы могли разрешить споры на месте.

10. Оцените свое мероприятие.

Теперь, когда вы готовы полностью посвятить себя планированию мероприятий, давайте посмотрим, чему вы можете научиться в следующий раз. Попросите участников заполнить бумажную или электронную форму оценки и поищите общие отзывы.

(Фото: на семинаре через Shutterstock) Реклама