Даже после появления социальных сетей и улучшений в обмене текстовыми сообщениями электронная почта по-прежнему остается способом общения, который продолжает преобладать в профессиональной сфере. Возможность указывать направление, тушить пожары и многое другое без личного присутствия позволяет многим компаниям использовать электронную почту в качестве инструмента повышения производительности. Однако бывают случаи, когда профессионализм вылетает из окна, а правила этикета забываются. Сегодня мы рассмотрим 27 советов по этикету электронной почты для бизнес-профессионалов.

1. Приветствия и проводы

Я никогда не начинаю письмо с содержания. Электронное письмо всегда начинается со звукового вступления или с имени получателя. Это вначале позволит им узнать, с кем они разговаривают. Когда вы начнете с того, что подтвердите их по имени (например, Hello, John Doe), вы дадите им знать, с кем вы собираетесь поговорить. Когда вы закончите с электронным письмом, всегда заканчивайте словами 'Спасибо' или 'Ура', чтобы соблюдать правила этикета и проявлять уважение.

2. Знайте, когда звонить

Не все общение должно происходить по электронной почте. Как только в разговоре начинают упоминаться детали, может быть целесообразно назначить телефонный звонок - это может предотвратить недопонимание и даже ускорить вашу переписку. Также считается уважением взять трубку, когда встреча, назначенная по электронной почте, отменяется.

3. Помните о пунктуации

Профессионализм предполагает умение следить за пунктуацией. В стандартной электронной переписке вы должны использовать точки и вопросительные знаки примерно в 95% случаев. Оставляйте восклицательные знаки до тех пор, пока ваш разговор будет беззаботным и вы уже знакомы с получателем.

4. Часы тикают

Имея дело с бизнесом, никогда не заставляйте их ждать. Как говорится, время - деньги. Никогда не позволяйте получателю ждать ответа более двух дней. Как и телефонный звонок, ожидание электронного письма может замедлить прогресс любого проекта, который вы пытаетесь создать. В конце концов, разве не поэтому вы пишете электронную почту и не пользуетесь обычной почтой?

5. Пишите правильно

При переписке по электронной почте в профессиональной среде следует учитывать грамматику и правописание. Несмотря на то, что главное в письме - содержание, проверка грамматики позволяет деловому знакомому понять, что вы серьезно относитесь к разговору. Большинство почтовых клиентов имеют проверки орфографии и грамматики, поэтому используйте их!Реклама

6. Учитывайте культуру компании.

Давайте будем честными: хотя грамматика и тон должны быть профессиональными, мы все же должны учитывать компании, с которыми мы контактируем. Внутренняя деловая переписка между более расслабленными компаниями, конечно, будет немного отличаться от, скажем, Белого дома. Помня о своей грамматике, продолжайте создавать доступную атмосферу при переписке по электронной почте.

7. Создайте идеальную тему

Первое, что видит ваш получатель, - это тема письма. Откровенно говоря, они распознают важность письма по его теме еще до того, как прочитают его содержание. Убедитесь, что вы производите хорошее впечатление, не забывая использовать заглавные буквы, будучи кратким и по существу.

8. 'Ответить' или 'Ответить всем'

Нет ничего более неприятного, чем массовая рассылка электронной почты, предназначенная только для одного получателя. Это результат электронного письма, которое началось с нескольких получателей. При ответе у вас будет опция «Ответить» (отправка электронного письма отправителю) или «Ответить всем», при которой ваше сообщение будет отправлено всем, кому было отправлено исходное сообщение. Проверьте еще раз перед отправкой, иначе вы пожалеете.

9. Учитывайте конфиденциальность других

Бывают случаи, когда вам придется отправлять деловые письма нескольким получателям, которые могут не знать друг друга. Адрес электронной почты получателя добавляется в раздел «Кому» в обычных электронных письмах, но в электронных письмах с несколькими получателями вы должны добавлять адреса в раздел скрытой копии или скрытой копии, чтобы другие пользователи не могли просматривать адреса получателей.

10. Настройте подпись

В отличие от приветствия или отправки, подпись электронной почты автоматически добавляется в конец сообщения, где вы можете добавить небольшую биографию и контактную информацию. Это не заменяет качественного приветствия, но позволяет новому знакомому узнать о вас больше и узнать, где с вами связаться.

11. Перейдите в режим отпуска.

Несколько раз в год, во время отпуска, я обычно не общаюсь с электронной почтой. Как видно из совета №4, время имеет существенное значение, и оставлять электронное письмо в своем почтовом ящике без ответа - это грубо. Чтобы предупредить людей о моем отсутствии, я добавляю автоответчик (через Gmail, но также доступен и в других клиентах), в котором указывается, почему меня нет и когда я вернусь.Реклама

12. Помните о ссылках.

Хакеры нашли способы добавлять вирусы и вредоносные программы во вложения и ссылки. При пересылке писем убедитесь, что ссылки и вложения в безопасности. Кроме того, уменьшите количество пересылаемых цепочек сообщений и никогда не отправляйте их от неизвестного получателя.

13. Создайте сводку TL: DR.

TL: DR - это аббревиатура от Слишком долго, не читал. Это довольно грубо и характерно для многих занятых деловых знакомых, которые просто слишком заняты, чтобы читать длинные электронные письма. По этой причине при пересылке или периодическом ответе на разговоры суммируйте предыдущие пункты в виде маркеров, чтобы получатели были в курсе содержимого электронной почты.

14. Совет по поиску работы: резюме и сопроводительное письмо

При поиске работы почтовый этикет имеет первостепенное значение. Отвечая на вакансию, всегда включайте свое резюме и сопроводительное письмо. По умолчанию это должны быть вложения, если они явно не противоречат им.

15. Спросите, прежде чем прикреплять

Причина, по которой компании не любят большие вложения, заключается в том, что компаниям предоставляется определенное пространство для хранения, за которое они платят. Ваше большое вложение съедает свой запас места для хранения. Перед отправкой большого вложения или нескольких вложений всегда спрашивайте разрешение у получателя.

16. Когда уместна ирония?

Ирония - популярная форма комедии для большинства людей. Однако в деловой обстановке вам следует избегать этого. Ирония в любой письменной форме в лучшем случае может быть неправильно понята, а в худшем - принята как оскорбление. Сохраните иронию для электронных писем внутри вашей компании.

17. Переосмыслить свой шрифт

Корпоративное электронное письмо - это не презентация PowerPoint из вашего проекта английского языка в шестом классе: оставьте модные шрифты на другой раз. Мало того, что это выглядит непрофессионально, у некоторых компаний может не быть почтовых клиентов, которые могут отображать такие шрифты. Кроме того, кто вообще хочет читать шрифт Edwardian Script?Реклама

Профессиональные шрифты для использования

• Times New Roman
• Грузия
• Веранда
• Arial
• Helvetica
• Калибры

18. Документы открыты для всех

Неизвестные типы файлов могут помешать компаниям открывать отправленные вами вложения, что может замедлить бизнес-операции и проекты. Оставьте файлы вложения типа PDF, .doc, .txt или .jpeg. Обычно они имеют разумный размер и могут быть открыты на большинстве машин и операционных систем.

19. Отделяйте работу от игры

Не рекомендуется использовать корпоративный адрес электронной почты для отправки личных сообщений друзьям и родственникам. Используйте свою рабочую электронную почту только для коллег и деловых знакомых по двум причинам: для сохранения профессионального характера вашего почтового ящика и для ограничения расточительного использования пространства для хранения электронной почты.

20. Убедитесь, что ваша электронная почта не попала в корзину

Если вы не получили ответа от приемника, скорее всего, он занят. Вопрос о том, получили ли они ваше сообщение, может усугубить ситуацию, но бывают случаи, когда электронные письма вполне уместны. Подождите от недели до полутора, если позволяет время, а если вы все еще не получили ответа, позвоните им или отправьте другое электронное письмо.

21. Сделайте свои намерения ясными

Когда у получателей есть только минута или две, чтобы прочитать электронное письмо, вы должны сделать свое сообщение как можно более кратким и конкретным. В начале письма опишите, чего вы ожидаете от получателя, прежде чем углубляться в детали.

22. Подключите электронную почту к своему телефону.

Чтобы получатели не ждали, подключите свой рабочий адрес электронной почты к телефону, чтобы вы могли своевременно отвечать на них. В настройках большинства смартфонов вы можете настроить свою подпись.Реклама

23. Сокращения внутренней компании

Хотя аббревиатуры не рекомендуется для новых знакомых, создание сокращений компании между коллегами может быть умным способом убедиться, что они понимают важность или цель сообщения. Такие сокращения, как NRN («Нет ответа») могут позволить коллегам узнать, какие сообщения являются срочными, а какие могут подождать.

24. Расширьте возможности электронной почты

Легко обвинить в том, что вы забыли или неправильно поняли приглашение на встречу, отправленное по электронной почте. У большинства почтовых клиентов нет систем сигнализации. Это означает, что вы несете ответственность за то, чтобы применять вне папки «Входящие» то, что имеет значение (создание календарных предупреждений для собраний и т. Д.), Чтобы быть продуктивным.

25. Учитывайте разницу во времени.

Запросить звонок или встречу по электронной почте, но не получить ответ вовремя, может раздражать. Однако необходимо убедиться, что это не из-за разницы часовых поясов. Если вы запрашиваете звонок от знакомого из Австралии и находитесь в Нью-Йорке, убедитесь, что учтены различия часовых поясов.

26. Проверьте свой календарь

Чтобы предотвратить ненужные пересылки по электронной почте, разумно помнить о традициях и праздниках в культуре или религии вашего получателя. Если вы находитесь в стране, где Рождество не отмечается широко, может быть неразумно назначать встречу на 24 декабря, когда остальная часть вашего местоположения работает в обычном режиме.

27. Информируйте сотрудников об этикете

Это нормально и изящно следовать всем этим советам по этикету электронной почты, но если вы единственный, кто им следуете, это все равно создаст плохой имидж для вашего бизнеса. Поделитесь с коллегами ценными советами по этикету электронной почты, чтобы название компании оставалось правильным.

Сообщите нам в комментариях ниже, когда ваш почтовый этикет произвел на получателя хорошее впечатление. Кроме того, сообщите нам, когда этикет электронной почты был отвергнут, и его последствия.Реклама