Независимо от того, чем вы занимаетесь, велика вероятность, что вы проведете хоть какое-то время на встречах. Ваши встречи могут быть большими групповыми собраниями, индивидуальными встречами или даже собеседованиями. Вы даже можете пропускать личную встречу и принимать конференц-звонки или использовать Skype. Однако независимо от того, какую встречу вы запланировали, эти советы помогут вам улучшить свои навыки назначения встреч.

1. Ставьте повестку дня заранее. Знание того, что вы планируете сделать на встрече, может помочь вам решить, как долго вы планируете оставаться на этой встрече - при условии, что вы сможете придерживаться своей повестки дня. Может быть трудно заставить других людей не сбиться с пути, но на самом деле никто не хочет проводить весь день за одним приемом. Более того, составление согласованной повестки дня - действительно единственный способ быть уверенным, когда ваша встреча закончится.
2. Предлагайте варианты времени и даты для встреч. Вместо того, чтобы долго повторять по телефону или по электронной почте, выберите два или три времени встречи, которые подходят вам, и представьте их второй половине встречи. Если вы имеете дело с большой группой, почти гарантировано, что по крайней мере один вариант не сработает для кого-то, а наличие нескольких вариантов - гораздо более быстрый способ достичь консенсуса.
3. Избегайте сложных программных приложений. Несмотря на то, что существует очень привлекательное программное обеспечение для назначения встреч, старайтесь избегать использования чего-либо необычного. Исключением из этого правила являются вечеринки или очень большие собрания. В общем, использование этих приложений занимает больше времени, чем они того стоят - новым пользователям нужно учиться, а посещение сайта для ответа может занять вдвое больше времени, чем ответ на электронное письмо. Однако, когда вы пытаетесь координировать работу больших групп людей, использование приложения может обеспечить центральное расположение, а не рассылать огромные партии электронных писем.
4. Убедитесь, что вам действительно нужна встреча. Назначено множество встреч для простых вещей, таких как передача документа на утверждение. Если этот документ не является достаточно коротким, чтобы его можно было полностью изучить во время собрания, может быть более целесообразным оставить документ и вернуться позже, чтобы ответить на вопросы и провести процесс утверждения. Прежде чем назначать встречу, подумайте, можно ли решить этот вопрос быстрее.
5. Минимизируйте время в пути. Одна из причин того, что встречи занимают так много времени в наших календарях, - это необходимость путешествовать. Мы должны ехать в офисы клиентов, кафе или куда-нибудь еще, где мы встречаемся. Мы можем свести к минимуму это обязательство, предложив встретиться в нашем собственном офисе, встретиться на полпути или вообще отказаться от личной встречи. Такие опции, как телефонные звонки или видеоконференцсвязь, часто могут удовлетворить все требования к встрече, ради которой вы собирались ехать через город.
6. Запланируйте время как для подготовки, так и для подведения итогов. Когда вы назначаете встречу, подумайте о том, что вам, возможно, потребуется сделать, чтобы подготовиться к ней - просмотреть отчет, подготовить презентацию или погладить рубашку - и запланировать время для каждого из этих мероприятий до фактической встречи. Также стоит запланировать пятнадцатиминутную подготовительную сессию непосредственно перед встречей, чтобы узнать все подробности в последнюю минуту. То же самое и после: у вас могут быть определенные задачи, которые нужно выполнить после встречи. Планирование хотя бы через несколько минут после встречи гарантирует, что у вас будет время, чтобы убедиться, что ваши заметки завершены, и любые дальнейшие действия, по крайней мере, внесены в ваш календарь (если вы не можете это сделать тогда).
7. Раздельные личные и деловые встречи. Многие из нас стараются уместить все встречи вне офиса в один день. Игнорируя проблему того, что происходит, если только один опаздывает, у вас есть проблема переключения передач между презентацией, которую вы только что сделали клиенту, и уколом, который вам ждет врач. Такой мысленный переворот может только усложнить выполнение ваших последующих встреч. Постарайтесь назначить личные и деловые встречи на разные дни.
8. Своевременно обновляйте расписание встреч. Если вы не единственный, кто планирует встречи, важно держать остальных в курсе. В противном случае ваша вторая половинка может ожидать вас на семейном обеде, когда вы заканчиваете крупный проект. Мне нравятся общие календари, такие как Календарь Google, именно по этой причине, но есть способы поделиться почти каждым типом календаря, если вы полагаетесь на свою собственную систему. В состав планировщиков встреч могут входить ваш менеджер, ваша вторая половинка, помощник по административным вопросам (ваш или отделы) и множество других людей.
9. Ограничьте количество приглашенных. Возможно, вам не понадобится присутствие всей компании для отчета о проделанной работе. Вместо этого решите, кто на самом деле должен присутствовать на вашей встрече - вы всегда можете разослать массовое электронное письмо позже, если люди будут чувствовать себя обделенными. Раньше я бывал в ситуациях, когда руководители чувствовали себя обделенными, если вы не приводили их на каждую назначенную встречу. Лучше всего представить встречу как нечто, что не принесет им полезного использования времени.
10. Подтверждаю все! Подтвердите, когда и где будет собрание, что включает в себя повестка дня, даже как туда добраться. Все, что вам действительно нужно, это короткое электронное письмо за день или два до встречи, в котором описывается встреча и просят просто утвердительно ответить, если все правильно.