Насколько хорошо вы управляете своим временем? Если вы похожи на многих из нас, ваш ответ может быть «Не слишком хорошо». Часто вам может казаться, что в сутках не хватает времени. Возможно, вы даже обнаружите, что вам постоянно приходится работать допоздна, чтобы уложиться в сроки. Может быть, вы даже чувствуете себя слишком занятым, что пропускаете еду и сон . Все это классические признаки того, что вы не можете эффективно распоряжаться своим временем.

Бенджамин Франклин однажды сказал, что время - деньги. Как и деньги, временем нужно правильно распоряжаться. Если вы правильно распоряжаетесь временем, вы найдете правильный баланс между работой, отдыхом и временем отдыха. Вы эффективно выполняете самые важные дела в вашей жизни. Кроме того, вы снижаете уровень стресса и чувствуете себя намного счастливее. Чтобы помочь вам более эффективно управлять временем, вот десять проверенных навыков тайм-менеджмента вы должны научиться сегодня.

1. Ставьте цели

Цели дают вам видение, фокус и цель для работы. Они помогут вам четко понять, куда вы хотите отправиться и как лучше всего использовать свое время и ресурсы, чтобы туда добраться. Устанавливая цели, вы можете определить, на что стоит тратить время, а на что следует избегать.

Начните с того, что спросите себя, где вы хотите быть через шесть месяцев. Вы можете пойти дальше и посмотреть, где вы хотите быть в следующем году или даже десятилетии. Ставьте реалистичные и достижимые личные и профессиональные цели. Это важный шаг к тому, чтобы вы лучше управляли своим временем.Реклама

2. Расставьте приоритеты

Когда дело доходит до эффективного управления временем, невозможно переоценить приоритеты. Может быть трудно понять, какие задачи нужно решать в первую очередь, особенно когда масса задач кажется срочными. Однако относительно легко расставить приоритеты в деятельности, если у вас уже есть четкие цели. Задайте себе три основных вопроса, чтобы узнать, какие задачи должны быть приоритетными:

• Почему я выполняю эту задачу или действие?
• Как эта задача помогает мне в достижении моих целей?
• В какой степени эта задача, которую я выполняю, помогает мне в достижении моих целей?

Сделайте в первую очередь самое важное.

3. Вести список задач.

Список задач (или список дел ) - это система напоминаний, которая сообщает вам, когда что вам нужно сделать. Ведение списка дел поможет вам оставаться организованным и быть в курсе дел. Это помогает разбить вещи на небольшие управляемые задачи или шаги, чтобы вы никогда не забывали делать важные дела. Не пытайтесь вспомнить все, что вам нужно сделать, в голове. В большинстве случаев попытка запомнить все не работает. Вместо этого ведите список дел. Подойдет простой ежедневник, еженедельный или ежемесячный планировщик в блокноте или дневнике.

Запишите, что вам нужно сделать, включая встречи, встречи и дедлайны. Расставьте приоритеты в своем списке, перечислив элементы в порядке важности от элементов с высоким приоритетом к элементам с низким приоритетом или выделив срочные или важные задачи в своем списке звездочкой. Вычеркивайте завершенные задачи так часто, как добавляете новые задачи в свой список задач, чтобы продолжать двигаться вперед. Реклама

4. Запланировать задачи

«График защищает от хаоса и капризов», - говорит автор Энни Диллард. Если вы жаворонок и обнаруживаете, что наиболее креативны и продуктивны рано утром, запланируйте утренние важные дела в пик творческого / продуктивного времени. Если ваша креативность и энергия возрастают с заходом солнца, тогда запланируйте высокоприоритетные задачи. Время простоя можно запланировать для менее важных задач, таких как проверка электронной почты или ответ на телефонные звонки.

Поймите свой ритм пикового и мертвого времени и составьте расписание задач, чтобы максимально использовать часы пик. Помните, что у вас нет времени на важные дела; лучше всего выделять время для важных дел, составляя расписание.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Вы можете сделать больше за минимальное время, когда вы переключаетесь между разговором по мобильному телефону, просмотром веб-страниц и записью заметок, верно? Неправильный! Согласно изучение опубликовано Американской психологической ассоциацией, вы фактически тратите на 20-40 процентов больше времени, когда выполняете несколько задач одновременно. Помимо затрат времени и эффективности , многозадачность также может снизить качество вашей работы.

Забудьте о многозадачности. Вы не справитесь со своей рабочей нагрузкой, выполняя несколько задач одновременно. Сосредоточьтесь на выполнении одной задачи за раз. По словам исследователей, выполнение задач по очереди по одной позволяет лучше использовать время. Переключение с одной задачи на другую обычно не позволяет эффективно использовать время.Реклама

6. Минимизируйте отвлекающие факторы

Будь то оповещения клиентов по электронной почте, телефонные звонки от друзей или обмен мгновенными сообщениями с потенциальными клиентами во время работы, отвлекающие факторы являются препятствием для эффективного использования времени. Отвлекающие факторы нарушают вашу концентрацию, снижают продуктивность и часто мешают выполнять важные задачи вовремя. Они также могут вызывать стресс.

Определите, что отвлекает вас от выполнения основных задач, и прекратите это. Убейте этот телевизор и отключите подключение к Интернету и чат. Повесьте табличку «Не беспокоить» или аналогичный знак у входа в ваше рабочее место, чтобы вас не отвлекали. Просто делайте все возможное, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы. Это гарантирует, что вы контролируете свои дни и максимизирует вашу продуктивность.

7. Преодолейте промедление

Эдвард Янг, английский поэт, которого больше всего помнят Ночные мысли , однажды сказал, что промедление - вор времени. Не откладывайте задачи, на которых вы должны сосредоточиться прямо сейчас, и позволяйте прокрастинации украсть ваше время. Напомните себе, что лучшее время для чего-либо - это СЕЙЧАС. Заставьте себя побороть промедление и сделайте то, что нужно сделать.

Эффективная стратегия борьбы с прокрастинацией - сказать себе, что вы собираетесь приступить к проекту всего на несколько минут, скажем, на десять минут. Как только вы начнете проект, ваши творческие соки начнут течь. Затем вы обнаружите, что хотите продолжить задачу и, вполне возможно, довести ее до конца. Чтобы победить прокрастинацию, можно просто выделить для начала немного времени. Только то!Реклама

8. Делайте перерывы.

Если вы не Супермен, вы не сможете работать долгие часы подряд, не выгорая и не жертвуя качеством. Как бы ни заманчиво было работать в срок по 8-10 часов подряд, делайте перерывы между работой. Таким образом вы дадите своему мозгу драгоценное время для отдыха и восстановления сил. Делать перерывы в работе - не тратить время зря. Это умный тайм-менеджмент. Когда вы хорошо отдохнули, вы выполняете работу высочайшего качества.

Используйте короткие перерывы между работой на время простоя. В идеале каждый час или два делайте пятиминутный перерыв, чтобы отдохнуть и подумать творчески. Вы можете установить будильник, чтобы напомнить вам, когда наступит перерыв. Прекратите работать и просто сядьте и помедитируйте за своим столом, или выйдите на чашку кофе или прогуляйтесь. Не забудьте также выделить достаточно времени на обед. Вы не можете оптимально работать натощак.

9. Скажи нет

Один навык, которым овладели многие успешные люди, такие как президент Обама, Билл Гейтс и Ричард Брэнсон, - это нежное искусство говорить нет к вещам, которые не являются приоритетными. Сказать нет вещам, которые не являются приоритетными, позволит вам сосредоточиться на действительно важных вещах. У вас есть ровно 24 часа в сутки, чтобы делать важные дела. Если вы не научитесь отказываться от вещей, которые не важны, приоритеты других людей будут предшествовать вашим собственным, и вы будете завалены слишком большим количеством проектов и обязательств.

Не соглашайтесь по-дружески всему, что не поддерживает ваши ценности или не помогает вам в достижении ваших целей. Вы имеете право говорить независимо от того, с кем разговариваете. Когда вы научитесь говорить `` нет '', вы тратите время с пользой и защищаете себя от спешки, низкой производительности и перегрузки.Реклама

10. Делегируйте задачи

Старая пословица17-го векаавтор Джон Донн, что никто не остров, все еще верно сегодня. Вы не можете управлять всем в одиночку. Иногда разумно позволить другим людям помогать вам с задачами, особенно когда вы перегружены. Вы экономите время, уменьшаете стресс и делаете гораздо больше, когда назначаете задачи нужным людям.

Откажитесь от своегохвататься заколесо и предоставьте полномочия с ответственностью квалифицированным людям. Делегирование - это не демпинг. Ставьте задачи с последствиями. Таким образом вы продвигаете ответственность и обеспечиваете соблюдение целей и сроков.