Эффективные встречи - один из способов обсуждения и решения проблем не только в компании, но и в любой организации. Будь то начальник или сотрудники, любой может внести свой вклад и высказаться.

Хотя встречи - необходимые инструменты для повышения производительности, некоторые встречи просто не работают и в конечном итоге тратят впустую время и энергию.

Существуют упрощенные методы и элементы для проведения эффективного и результативного собрания, 10 из которых будут представлены здесь.

1. Определите четкую цель встречи.

Перед тем как созвать встречу, необходимо сначала спросить:

Почему и зачем?

Встреча будет эффективной только в том случае, если ее цель и задачи ясны, будь то разрешение спора между сотрудниками или обсуждение кризиса в компании. Это также предполагает достижение определенного результата, и этот результат, скорее всего, связан с целью.

Перед тем, как разослать приглашения вовлеченным людям, необходимо запланировать четкую цель. Убедитесь, что вы точно знаете, зачем вы встречаетесь и на какой результат рассчитываете.

2. Приглашайте только нужных людей

Наличие только необходимых людей в качестве участников встречи - еще один шаг к эффективной встрече.Реклама

Связана ли цель встречи с сетевой безопасностью компании? Пригласите руководителя IT-отдела.

Имеет ли какое-то отношение к будущему компании цель встречи? Пригласите своего начальника и вовлеченных сотрудников.

На встрече должны присутствовать только люди, которые напрямую связаны с ожидаемым результатом.Таким образом, вы не потеряете время и продуктивность других людей. Это также позволит снизить количество участников, а значит, меньше отвлекающих факторов и отвлекающих факторов.

3. Утвердите окончательное расписание

Когда вы работаете над организацией эффективных встреч, составьте повестку дня встречи. Это должно включать элементы действий, место проведения, время начала и окончания, а также вовлеченных людей. Затем отправьте меморандум нужным людям по электронной почте или положите их на стол.

Не ждите опаздывающих людей и убедитесь, что встреча начинается вовремя .Поначалу это может быть непросто, особенно если вы относитесь к снисходительному типу. Но вы поймете, что это важно не только для вас, но и для других людей.

Людям будет удобнее проводить встречу, если перед ними будет изложена повестка дня. Это также уменьшит количество мелочей, таких как ненужные представления или вставка случайных вопросов.

4 . Создайте правило против смартфонов или планшетов

Трудно бороться за внимание людей, особенно когда они используют свои телефоны или планшеты.

Многозадачность сама по себе уже является проблемой, но становится еще хуже, когда вам приходится конкурировать с устройствами, специально разработанными для привлечения внимания людей. Исследования показывают, что многозадачность между различными носителями приводит к ухудшению обработки информации и снижению производительности и производительности.Реклама

В одном исследовании результаты показали, что многозадачности, связанные с тяжелыми медиа, более восприимчивы к вмешательству со стороны нерелевантных стимулов окружающей среды и нерелевантных представлений в памяти^[1].

Чтобы участники встречи были сосредоточены на повестке дня, запретите использование смартфонов и планшетов, чтобы каждый участник сосредоточился на своей задаче.

5. Назначьте модератора

Даже если вы планируете встречу, это не означает, что вы также являетесь модератором.

Вам следует подумать о том, подходите ли вы для модерации встречи лучше всего или кто-то другой может сделать это лучше. Скорее всего, это будет зависеть от темы. Не стесняйтесь назначать модератором других квалифицированных специалистов, если вы считаете, что это лучше для продуктивности.^[2].

Конечно, модератором должен быть человек, умеющий проводить эффективные встречи. Модератор также должен действовать как хронометрист и следить за правильным ходом встречи, следя за соблюдением повестки дня. Скорее всего, так встреча будет более успешной.

6. Проводите меньше встреч лучше

Вместо того, чтобы созывать встречу каждый раз, когда в компании возникает проблема или спор, найдите другие способы решения этих проблем.

Есть много альтернатив встречам, которые более эффективны и действенны, чем неоптимальные встречи. Отправка электронного письма или разговор с ответственными людьми - это лишь некоторые из способов, с помощью которых вы можете отказаться от встреч.

В этой статье вы можете найти больше идей для альтернативы встречам.Реклама

Если вы созовете как можно меньше собраний, участники будут с большим энтузиазмом посещать их. Вы должны обеспечить качество своих встреч, и вы можете сделать это, избегая ненужных.

7. Отделяйте время приема пищи от времени встречи.

Выполнение других дел во время встречи снизит всеобщее внимание, в том числе и при приеме пищи. Было бы неплохо объявить время приема пищи за тридцать минут или час до встречи. Это гарантирует, что люди не будут есть во время встречи, и в дальнейшем не будут отвлекаться.

Во время еды или во время еды все могут поесть и поболтать. Но во время встречи все должны сосредоточиться на текущей повестке дня и вместе провести мозговой штурм.

Таким образом, вы сможете следовать своему плану, уделять внимание достижению цели встречи и разумно распоряжаться своим временем.

8. Обзор решений собрания.

В течение последних пяти-десяти минут собрания обсудите все принятые решения и предпринятые действия. Перед тем, как все уйдут, необходимо достичь четкого понимания между участниками и цели встречи. Это гарантирует, что все будут удовлетворены своими запросами и внесены вклады.

Это также дает возможность каждому выразить окончательные сомнения или вопросы или поделиться информацией, имеющей отношение к решениям, что является ключевым моментом для эффективных встреч.

Модератор должен прояснить любые разногласия между участниками до конца встречи, и они должны предложить краткие решения своих проблем. Важно, чтобы все усвоили то, что обсуждалось на встрече.

9. Отправьте сообщение каждому участнику.

Самые слабые чернила сильнее самой сильной памяти. -Китайская пословица

У каждого участника есть свои проблемы вне встречи. Вот почему некоторые люди часто забывают некоторые вещи, даже если они важны. Чтобы люди запомнили то, что обсуждалось на встрече, отправьте дополнительную записку по электронной почте или оставьте ее у себя на столе.

Он должен быть коротким и приятным, охватывая то, что обсуждалось, и сделанные выводы. Он также может включать в себя быстрое спасибо за их участие.

10. Разошлите оценочный лист

Надо признать, что не всем нравится идея встреч. Для этих людей мы должны найти способы, чтобы они чувствовали себя комфортно, когда бы они ни участвовали в собрании.

Некоторые из них не скажут, в чем проблема, если их спросить напрямую, поэтому оценочная таблица - удобный инструмент для получения их отзывов.

Прочтите эту статью, чтобы узнать, почему так важна обратная связь.

Проверьте отзывы участников, включите запросы участников в следующую встречу и измените любой процесс, который вызывает дискомфорт.Чтобы проводить эффективные встречи, важно обеспечить, чтобы люди чувствовали себя комфортно.

Последние мысли

Встречи важны, но это не значит, что они всегда продуктивны. Важно сначала научиться проводить успешные встречи, прежде чем ожидать, что все пройдет гладко.

Помните, что эффективная встреча - это процесс, в котором все должны сотрудничать.Реклама

Эти 10 простых советов о том, как проводить эффективные встречи, несомненно, помогут вам стать лучшим лидером и товарищем по команде. Теперь включите эти советы в свой распорядок дня на собраниях и позвольте продуктивности расти.

Дополнительные советы о том, как проводить эффективные встречи

• 15 секретов проведения встреч с участием ведущих инновационных компаний мира
• 12 секретов суперпродуктивной встречи, которые вы должны знать
• Совет 30sec: как повысить эффективность встреч?

Рекомендуемое фото: Кристина @ wocintechchat.com через unsplash.com

Справка