Дело не только в тебе: мы все заняты больше, чем раньше. В наши дни кажется невозможным выполнять любую задачу с минимальными затратами времени.

Будь вы работающей мамой, студенткой колледжа или владельцем малого бизнеса, управлять своим временем может быть непросто. Как найти время для физических упражнений или, не дай бог, развлечений, между уроками, встречами, визитами к врачу и детскими внешкольными мероприятиями?

У всех нас есть 24 часа в сутки. Так как же некоторым людям кажется, что они легко справляются со своими задачами, в то время как остальные из нас блуждают? Они научились экономить время и экономить время.

Оглавление

1. Что значит быть эффективным по времени?
2. Эффективный против действенного
3. 6 способов сэкономить время
4. Нижняя граница
5. Подробнее о тайм-менеджменте

Что значит быть эффективным по времени?

Merriam-Webster определяет эффективность как способность обеспечивать желаемые результаты с небольшими потерями или без потерь (с точки зрения времени или материала).^[1]Но что значит быть эффективным в том, как вы проводите свои дни?

Быть экономным по времени означает обговаривать повседневные обстоятельства и при этом обеспечивать достаточно времени для таких вещей, которые не обсуждаются, например, для сна и ухода за собой. Эффективность не всегда означает сесть за стол утром, составить список дел и выйти из офиса к 17:00. Эффективность означает делать все возможное, несмотря на внутренние и внешние факторы, оставляя достаточно времени на то, чтобы позаботиться о себе.

Я начинаю свой рабочий день с того, что записываю свои результаты. Однако неизбежно меня вовлекают в неожиданную встречу или звонок инвестора. Да, я мог бы не спать всю ночь, выполняя работу, чтобы уложиться в сроки, но если бы я сделал это, на следующий день я был бы слишком устал, чтобы что-то делать. Это эффективно, а не эффективно.

Для большей эффективности я могу разделить работу с коллегой или выполнить половину задания и попросить продление.

Когда вы совмещаете работу, отцовство и общественную жизнь, вы должны постоянно оптимизировать свои дни и нести ответственность. Но, конечно, вы все равно должны быть эффективными.Реклама

Эффективный против действенного

Проще говоря, быть эффективным - значит достичь определенного результата; быть эффективным - значит достичь результата, не теряя времени и усилий. . Теоретически, чтобы быть эффективными, нужно эффективно расходовать время, но это не всегда так.

Взгляните на это так: у вас есть задача, на выполнение которой у вас должен уйти час. Но между отвлекающими факторами, такими как Интернет и офисная болтовня, на выполнение этой задачи у вас уходит четыре часа. Вы достигли своей конечной цели, значит, вы были эффективны, но вы не были эффективны, так как это заняло гораздо больше времени, чем должно было.

Если у вас есть работа, на которой у вас есть крыша над головой и еда на столе, это означает, что вы достаточно эффективны на работе, чтобы получать ежемесячную зарплату. Однако ваша зарплата, вероятно, не отражает того, сколько времени вы проводите в социальных сетях в каждый платежный период.

Исключение составляют предприниматели и фрилансеры. Чтобы зарабатывать больше денег, люди, владеющие бизнесом, должны быть эффективными и действенными.

6 способов сэкономить время

Эффективность - это побочный продукт эффективности. Хотя можно с уверенностью сказать, что большинство предпринимателей эффективны, это навык, требующий практики.

Даже если вы не пытаетесь вести прибыльный бизнес, вы все равно можете извлечь выгоду, действуя так, как это делают успешные бизнес-лидеры.

1. Ставьте измеримые цели

Хотя у каждого предпринимателя есть свой метод, эксперты по продуктивности предлагают установить УМНЫЕ цели . Конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и зависящие от времени цели способствуют как эффективности, так и результативности - они не только могут быть реально достигнуты, но и прогресс в их достижении может быть количественно проверен.^[два].

Вы можете узнать больше о целях SMART из следующего видео:Реклама

Допустим, вы хотите приносить 100 000 долларов в квартал. Вы можете установить еженедельные вехи в размере 8000 долларов, что сделает цель более управляемой и даст вам подушку безопасности на случай, если вы проиграете одну неделю.

Постановка целей помогает вам экономить время, поскольку фокусирует вашу энергию на том, чего вы хотите. Это, в свою очередь, улучшает вашу способность достигать этих целей.

2. Общайтесь на своих условиях

Будь то планирование питания или разработка продукта, большинство проектов требует команды. Однако это не означает, что вам нужно обновлять электронную почту каждые пять минут, чтобы получать обновления. Работающие профессионалы тратят в среднем 21 минуту в день, просто перепроверяя свои почтовые ящики.^[3]. За четыре рабочих недели, это почти 7 часов в месяц, которые вы можете вернуть.

В частности, предприниматели должны быть осторожны с электронной почтой. Например, сообщения инвестора могут заслужить быстрого ответа. На самом ли деле имеет значение, как быстро вы прочитаете приветственное письмо сотрудника, на которое вас скопировали?

Если сотруднику что-то нужно срочно, попросите его позвонить вам или зайти к вам в офис. Установите время и посвящайте один или два часа в неделю прочесывать ваш полный почтовый ящик чтобы не пропустить что-то важное.

3. По умолчанию доверять

Даже если вы не работаете в команде, вы все равно зависите от других. Когда мы с женой добавили прачечную наверху в нашем доме, мне пришлось доверить подрядчикам свою работу. Мне пришлось доверить жене ответы на все эти вопросы. Где вы этого хотите? вопросы, которые неизбежно возникали.

Если бы я не стал доверять по умолчанию, я бы замедлил проект и, возможно, даже полностью отказался от него.

Научитесь доверять другим так же, как своему романтическому партнеру. Четко сформулируйте свои намерения. Убедитесь, что ваши действия соответствуют вашим словам, и предполагайте, что поступают и другие.Реклама

Будьте искренними в общении. Самое главное, признать, что другие - уникальные личности. Не все работают и общаются одинаково, и это нормально.

4. Делайте регулярные перерывы.

Чем больше времени вы тратите на проект, тем быстрее вы его добьетесь, верно? Не обязательно.

Исследования показывают, что наиболее продуктивные и эффективные по времени работники на самом деле больше всего отдыхают. Исследование Draugiem Group показало, что идеальный рабочий ритм на самом деле составляет 52 минуты, за которыми следует 17-минутный перерыв.^[4]. Хотя в исследовании не рассматривались другие виды работы, можно с уверенностью сказать, что перерывы способствуют повышению эффективности во всех сферах.

Установите таймер, чтобы напоминать вам о необходимости делать перерыв каждый час. Если более короткие интервалы подходят для вашей задачи, попробуйте Техника томат . Работайте 25 минут, затем следующие пять делайте что-нибудь еще.^[5]. Вы не только успеете сделать больше, но и будете меньше нервничать.

5. Используйте свои ресурсы

Не так давно мне пришлось срубить несколько деревьев во дворе, чтобы защитить свой дом. Я мог бы вытащить лучковую пилу и провести следующий час, медленно продираясь сквозь ствол, но я этого не сделал, потому что у меня в гараже стояла бензопила. Как только я его запустил, работа с деревом заняла около десяти минут, оставив мне дополнительное время для других задач.

Используйте тот же подход на работе. Если вам нужно передавать информацию между несколькими окнами браузера на вашем компьютере, вы можете постоянно переключаться между несколькими вкладками. Или вы можете подключить запасной монитор, находящийся в хранилище, что поможет вам работать быстрее и делать меньше ошибок.

6. Знайте, когда нужно сказать 'нет'

Маленькие проекты имеют плохую привычку раздуваться в более крупные. Если все, что вы намеревались сделать, это косить свой двор, придерживайтесь этого. Не говорите себе (и не позволяйте никому говорить вам), что вам также нужно обрезать кусты и вырывать сорняки.

Делайте то, что хотите, и двигайтесь дальше. Это эффективно, так же как и время.Реклама

Что, если это рабочий проект? Возможно, вы не сможете прямо сказать своему боссу «нет», но вы можете предложить альтернативы. Если вы беспокоитесь, что задача - пустая трата времени, предложите другую идею.

Если у вас действительно нет времени в вашем календаре, попросите его помочь вам расставить приоритеты в списке проектов. Сделайте это правильно, и ваш босс может поблагодарить вас за то, что вы сэкономили время компании.

Полное понимание тайм-менеджмента - ключ к пониманию того, когда сказать «нет», а когда что-то может иметь смысл для вложения времени.

Узнайте больше об искусстве сказать 'нет' с эта статья.

Нижняя граница

Планирование - ключ к успеху. Будь вы предприниматель, как я, или родитель-домохозяйка, у вас есть работа. Сама работа может отличаться, но ценность времени, необходимого для эффективного и эффективного использования времени, - нет. Если вы хотите добиться успеха и у вас есть свободное время, подумайте, прежде чем тратить весь день.

Лучше работать с умом, чем усердно. Научиться доверять другим важнее, чем результат, который будет в точности соответствовать тому, что вы имели в виду. Эффективность и результативность могут различаться, но обе сводятся к двум вещам: наличие плана и изменение курса по мере необходимости.

Подробнее о тайм-менеджменте

• 20 быстрых советов по управлению временем, которые существенно повысят вашу производительность
• 10 практических способов улучшить свои навыки управления временем
• Как быть продуктивным на работе: 9 основных правил

Рекомендуемое фото: Алекс Преса через unsplash.com

Справка