Способность делегировать полномочия - один из отличительных признаков успешного лидера. Делегация одна из лучших инструменты управления для повышения морального духа сотрудников, удовлетворенности работой, доверия между членами команды и менеджером, а также для повышения прибыли компании. Это также помогает с управлением временем.

Хотя эффективным методам делегирования обучают редко, хорошие новости заключаются в том, что делегирование - это такой же навык, который можно приобрести.

Оглавление

1. Что такое делегирование?
2. Как делегирование улучшает управление командой?
3. Как правильно делегировать
4. Знать, что следует и не следует делегировать
   • Что следует делегировать
   • Что не следует делегировать
5. Заключение
6. Дополнительные советы по делегированию задач

Что такое делегирование?

Делегирование можно определить как действие, дающее право действовать за другого.^[1]Обладая этой наделенной властью, человек, обычно подчиненный, может выполнять определенные действия (обычно выполняемые менеджером или руководителем). Делегирование - это инструмент управления, предназначенный для повышения эффективности организации.^[2]Это позволяет разбить цели организации на задачи и поручить их члену команды, который лучше всего подходит для выполнения своих обязанностей. С учетом сказанного, как известно, большинство предпринимателей и менеджеров плохо умеют делегировать полномочия. Но почему?

Как было сказано ранее, большинство организаций не учат своих менеджеров делегировать полномочия. Однако есть ряд других причин, по которым менеджеры не решаются делегировать полномочия, в том числе:

Они верят, что никто не может выполнять работу так хорошо, как они.

Менеджерам необходимо делегировать полномочия, потому что в их обязанности входит наблюдение за сотрудниками. Они не могут и не должны делать всю работу самостоятельно. Работа лидера - направлять, мотивировать и контролировать членов своей команды для достижения цели.

Они думают, что на обучение кого-то уходит слишком много времени

Часть руководства и мотивации членов команды включает обучение. Да, для обучения сотрудника новой задаче потребуется дополнительное время, но вы должны думать об этом как об инвестициях. Представьте, что для того, чтобы научить кого-то выполнять задание, требуется дополнительный час в день, а обучение длится неделю. Это пять дополнительных часов, потраченных на выполнение задачи. Однако по прошествии первых пяти дней, когда сотрудник выполняет задание, у вас будет пять часов в неделю, чтобы посвятить его другим вопросам.

Отсутствие доверия к мотивации сотрудников

Другая часть работы менеджера - развивать способности своих сотрудников, чтобы определять будущих лидеров, а также обнаруживать их сильные и слабые стороны. Без делегирования вы никогда не узнаете уровень мотивации ваших сотрудников.

Они хотят стать незаменимыми

Если вы беспокоитесь о том, чтобы стать незаменимым, не беспокойтесь. Ты находятся незаменим. Как известно, хороших менеджеров и лидеров найти сложно, и поэтому они, естественно, незаменимы для организаций. Если вы занимаетесь руководящей позицией и беспокоитесь о своей работе, узнайте, как стать лучшим лидером.

Им нравится делать работу самим

Хотя многим людям нравится делать работу самим, им нравится творческий процесс или просто идея, что они могут контролировать результат и принимать за него должное. Это не работа менеджера.

Вы должны быть готовы отказаться от контроля, признать, что у других есть другие (а иногда и лучшие) способы ведения дел, и принять свою роль фасилитатора или надзирателя.Реклама

Им не нравится давать больше работы перегруженному персоналу

Чувство, что ваш персонал перегружен или перегружен работой, - довольно распространенное явление для менеджера. Таким образом, если дать членам команды больше работы, может показаться, что вы просто перекладываете на них больше работы. Однако, если все сделано правильно (подробнее об этом позже), делегирование может повысить их мотивацию и удовлетворенность работой.

Теперь, когда мы ответили на вопрос о том, что такое делегирование, давайте перейдем ко второй части вопроса:

Как делегирование улучшает управление командой?

Эффективное делегирование - один из самых важных управленческих навыков, которыми вы можете обладать. Преимущества правильного делегирования более глубокие, чем повышение производительности. Этот эффект можно увидеть в:

Больше доверия между менеджером и сотрудником

Когда вы даете сотруднику полномочия и автономию для выполнения задачи, подразумевается, что вы доверяете ему ее выполнение. Это также говорит о том, что вы думаете, что они достаточно компетентны, чтобы справиться с задачей. Это проявление доверия и уверенности укрепляет связь между руководителем и подчиненным.

Повышение удовлетворенности работой

Делегирование задач или поручений членам вашей команды позволяет им брать на себя ответственность и гордиться своей работой. Никто не хочет, чтобы его считали винтиком в машине, выполняющим работу, которую может сделать любой. Предоставление им ответственности и полномочий для выполнения работы во многом поможет им гордиться своей работой.

Повышенная мотивация

Делегируя задачи соответствующим сотрудникам, они получают ответственность за результат. Это их шанс проявить себя. Каждый хочет похвалы от начальника, и знание того, что полученный результат будет оценен как отражение его самих, - отличная мотивация.

Больше времени для других важных дел

Подобно капитану корабля, лидеры оценивают условия, определяют курс и управляют судном. Они могут вмешаться, когда кто-то упадет, но их основная задача - беспокоиться о картине в целом. Позвольте вашей команде беспокоиться о гребле, а вы просто убедитесь, что они движутся в правильном направлении.

Таким образом вы сможете высвободить время для участия в более важных делах.

Развитие новых навыков у членов вашей команды

Часть работы любого менеджера - помогать вашим сотрудникам учиться и расти. По мере того, как сотрудники совершенствуются и наращивают свои навыки, они становятся более ценными для компании и отрасли в целом. Это часть их карьерного роста. Это также делает вашу команду более гибкой.

Отличный инструмент оценки

Часть вашей работы как менеджера состоит в том, чтобы определять лучших сотрудников и тех, кто достоин продвижения по службе. Вам также следует подумать о том, кто заменит вас, когда вы получите повышение. Делегируя обязанности своим сотрудникам, вы получаете прекрасную возможность увидеть, кто берет быка за рога, а кто выполняет минимум.Реклама

Взятые вместе, положительные эффекты делегирования могут иметь синергетический эффект на эффективность, продуктивность и прибыльность организации.

Как правильно делегировать

Мы говорили о том, что такое делегирование и о его преимуществах, но как вы можете быть эффективным делегатом и воспользоваться преимуществами, которые мы обсуждали? Вот несколько эффективных методов делегирования, которые помогут вам начать работу.

1. Начните с результата и двигайтесь назад.

Передавая новую ответственность сотруднику, начните с объяснения того, как должен выглядеть результат. Например: я собираюсь поручить вам X, а цель X - преобразовать ABC в DEF в течение двух недель и менее чем за 100 долларов. Это способ поставить цель, не говоря им, как ее достичь.

2. Предоставьте своим сотрудникам автономию

Это может быть сложно для менеджеров, но вы должны попытаться сделать шаг назад и осознать, что существует множество различных способов решения проблемы. Позволив им найти свой собственный способ сделать это, они будут учиться, и зачастую результат будет лучше.

3. Дайте им право делать то, о чем вы просите.

Это очень важно! Делегирование ответственности за задачу без предоставления им полномочий, необходимых для ее выполнения, на самом деле просто перекладывает на сотрудника больше работы. Вместо повышения мотивации и удовлетворения от работы вы вызовете негодование и гнев.

4. Соответствуйте их характеру и навыкам.

Не поручайте интроверту организовать встречу. Точно так же не поручайте бухгалтерский учет экстраверту. Вы должны хорошо представлять, кто ваши сотрудники и какими навыками они обладают. Поручите правильную задачу нужному человеку.

5. Убедитесь, что у них есть необходимые ресурсы

Убедитесь, что у людей, которых вы делегируете, достаточно времени, денег, обучения, материалов, рабочего места и помощи от других для выполнения работы. Если они этого не сделают, то неудача лежит не на них, а на вас.

6. Контролировать, а не заниматься микроменеджментом

Лучший способ сделать это - установить график с регулярными проверками. Это дает сотрудникам автономию, при этом неся ответственность за продвижение проекта. Это также позволяет сотруднику задавать вопросы и получать информацию через регулярные запланированные промежутки времени.

7. Создайте мотивирующую среду

Самые успешные делегаты - это те, кто знает, когда быть чирлидером или тренером, а когда вмешаться или отступить. Они также здесь, чтобы отмечать успехи .

8. Будьте терпимы к ошибкам.

У вас никогда не будет инноваций без риска, и вы не сможете рискнуть без ошибок. Будьте терпимыми и используйте ошибки как инструмент обучения, а не как то, чего следует бояться.Реклама

До сих пор мы разобрались с тем, что, почему и как делегировать, но как мы решаем, какие задачи следует делегировать?

Знание того, что следует и не следует делегировать

Есть несколько разных мыслей по этому поводу, одна точка зрения состоит в том, чтоВ определенный момент все, что можно делегировать, должно быть; за редким исключением.

Что следует делегировать

Проведите аудит с использованием шести Т, чтобы определить, какие задачи целесообразнее всего разгрузить.^[3]

1. Крошечный

Эти задачи настолько малы, что кажутся несущественными для решения, но они складываются. Они никогда не бывают важными или срочными, и даже если они занимают всего несколько минут, они в конечном итоге вырывают вас из потока более стратегической работы. Например, регистрация на конференцию или мероприятие, добавление ее в свой календарь, бронирование отеля и перелета - каждая из этих вещей сама по себе может не занять много времени, но вместе взятые, все они складываются.

2. Утомительно

Относительно простые задачи, вероятно, не лучшее использование вашего времени. Очень простые задачи могут (и должны) выполняться кем угодно, кроме вас.

Например, ручной ввод списка из 100 элементов в электронную таблицу и его цветовое кодирование или обновление KPI в вашей презентации - все это простые задачи, которые можно передать.

3. Отнимает много времени

Это задачи, которые, хотя они могут быть важными и даже несколько сложными, отнимают много времени и не требуют от вас проведения начальных 80% исследования. Вы можете легко вмешаться, когда задача выполнена на 80%, и дать одобрение, надзор и / или указание на следующие шаги.

4. Обучаемый

Эти задачи, хотя поначалу кажутся сложными, можно преобразовать в систему и передать, при этом вы по-прежнему будете обеспечивать проверку качества и окончательное утверждение.

Например, обучение одного из ваших непосредственных подчиненных тому, как составлять презентацию для ежемесячного общего собрания, и даже тому, как быть тем, кто доставляет эти обновления команде, может быть хорошим способом высвободить время для себя.

5. Ужасно в

Задачи, которые относятся к области, в которой вы чувствуете себя необустроенной, обычно следует поручить тому, кто имеет сильные стороны в этой области. Например, если вы не знаете, как организовать визуальное оформление этих слайдов PowerPoint для собрания команды, кто-то из вашей команды, скорее всего, сможет вмешаться.Реклама

6. Чувствительность ко времени

Это задачи, которые зависят от времени, но конкурируют с другими приоритетами. Не хватает времени, чтобы выполнить их все сразу, поэтому вы делегируете важную и чувствительную ко времени задачу, которую можно выполнить параллельно с другими дедлайнами, основанными на вашем проекте.

Например, если вы оставите свой iPad в самолете после полета и будете работать над его восстановлением до того, как он полностью исчезнет в аэропорту, когда вы будете ежедневно звонить в службу поддержки клиентов, это может занять много времени и может быть передано подчиненному.

Что не следует делегировать

В отличие от вышеизложенного, есть некоторые задачи, которые никогда не следует делегировать и всегда должны оставаться в сфере ответственности менеджера. Некоторые из них включают:

Заявление о видении и миссии компании

Они играют важную роль в репутации компании, и к ним следует относиться как можно более серьезно. Следовательно, ответственность за создание этих всегда должен лежать с менеджером или другим руководителем компании.

Решения о найме

Слишком многие менеджеры полагаются на сторонние агентства при принятии решений о найме. Набор навыков важен, но не менее важна оценка того, как сотрудник впишется в корпоративную культуру, и лучше всего это делать при личной встрече.

Адаптация сотрудников

Для менеджеров важно играть активную роль в том, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными гостями. Они всегда должны быть доступны новым сотрудникам.

Дисциплина

Передача дисциплинарных обязанностей помощнику по административным вопросам или сотрудникам отдела кадров часто является признаком плохих управленческих навыков. Руководители обычно могут добиться большего уважения со стороны сотрудников, решая это самостоятельно.

Обзор производительности

Если сотрудники проводят свои собственные проверки и просто соглашаются с ними, это оказывает медвежью услугу всем участникам. Менеджеры должны быть лично вовлечены в этот процесс, чтобы получить от него максимальную отдачу.

Заключение

На первый взгляд делегирование может показаться больше проблемой, чем оно того стоит. Однако при правильном выполнении объем, объем и качество произведенной работы более чем компенсируют любые неудобства.

Вы будете поражены тем, что произойдет, если вы упорядочите рабочую нагрузку так, чтобы вы могли сосредоточиться только на задачах с наивысшим приоритетом, в то время как другие работали над значимыми и сложными заданиями.Реклама

Применяя методы, о которых мы здесь говорили, вы сможете правильно делегировать нужные проекты нужным людям, а это рецепт успеха.

Дополнительные советы по делегированию задач

• Как эффективно делегировать задачи (пошаговое руководство)
• Делегирование работы: что делегировать, а что нет?
• Важность делегирования лидерства (и как правильно делегировать)

Рекомендуемое фото: CoWomen через unsplash.com

Справка