Когда вы садитесь читать эту статью, я предполагаю, что вы уже сегодня хоть раз отвлекались на работе, а может, и больше.

Скорее всего, вас могут прервать, прежде чем вы действительно закончите читать эту статью.

Простая правда заключается в том, что все мы сталкиваемся с отвлекающими факторами на работе каждый день, и обычно каждый час что-то или кто-то может заставить вас отвлекаться.

При таком большом количестве встреч, разговоров или заходов коллег, звонков, электронных писем, социальных уведомлений и множества других отвлекающих факторов часто может казаться настоящей проблемой оставаться продуктивным и выполнять важные дела.

Отвлекающие факторы снижают нашу продуктивность и энергию.

Они влияют на нашу способность сосредотачиваться и придерживаться проектов или задач достаточно долго, чтобы довести их до конца.

Если вы думаете о своей рабочей неделе, я уверен, что вы можете перечислить от 5 до 10 вещей или людей, которые отвлекают на работе.

Но сколько из этих отвлекающих факторов вызвано самим собой, а сколько является результатом вашей рабочей среды?

Оглавление

1. Почему нужно избавляться от отвлекающих факторов на работе?
2. 7 общих отвлекающих факторов на работе (и как с ними бороться)
3. Нижняя граница
4. Подробнее о концентрации внимания

Почему нужно избавляться от отвлекающих факторов на работе?

Почти 3 из 4 работников (70%) признают, что отвлекаются на работе, при этом 16% людей заявляют, что они почти всегда отвлекаются.^[1]

Согласно отчету, влияние отвлекающих факторов на рабочем месте включает:

• 54% заявили, что не работают так, как должны.
• 50% сказали, что они значительно менее продуктивны
• 20% заявили, что не могут полностью раскрыть потенциал и продвинуться по карьерной лестнице.

В том же опросе, проведенном Udemy, были указаны основные преимущества сокращения отвлечения внимания на рабочем месте от опрошенных:

• 75% заявили, что я делаю больше и работаю более продуктивно
• 57% заявили, что у меня есть мотивация делать все возможное
• 51% заявили, что я более уверен в своей способности хорошо выполнять свою работу
• 49% заявили, что мне больше нравится на работе
• 44% заявили, что выполняю работу более высокого качества

Основными отвлекающими факторами, определенными Udemy for Business в своем опросе, были разговорчивые коллеги (по мнению 80% опрошенных) и шум в офисе (70%).

60% респондентов обвинили встречи в низкой продуктивности, а 58% заявили, что, хотя им не нужны социальные сети для выполнения своей работы, они не могут прожить рабочий день без проверки таких платформ, как Facebook, Twitter и Instagram.

7 общих отвлекающих факторов на работе (и как с ними бороться)

Исследование CareerBuilder, проведенное в 2016 году среди 2000 менеджеров по найму и управления персоналом в США, показало, что главными виновниками отвлекающих факторов были смартфоны (55%), Интернет (41%), сплетни (37%), социальные сети (37%) и уходящие коллеги. (27%), перерывы на курение или перекус (27%), электронная почта (26%), встречи (24%) и шумные коллеги (20%).^[2]

Почти три четверти работодателей, опрошенных CareerBuilder, заявили, что два или более часа в день были потеряны из-за отвлекающих факторов на рабочем месте, при этом почти половина (43%) оценили, что они теряли три или более часов в день.

Опрос 2000 человек, проведенный службой финансового управления Think Money в Великобритании, показал, что треть сотрудников отвлекаются на работе до трех часов в день.^[3]

Итак, представьте, если бы у вас было меньше отвлекающих факторов на работе, и вы смогли сосредоточиться и сделать больше своей лучшей работы.

Помня об этих опросах, посвященных отвлекающим факторам на рабочем месте, я определил 7 основных отвлекающих факторов, с которыми вы, вероятно, сталкиваетесь прямо сейчас, и несколько действенных стратегий, которые помогут вам преодолеть их, чтобы повысить свою продуктивность и творческий потенциал:

1. Болтливые коллеги

Очень важно выстраивать отношения со своей командой и коллегами по работе.

Ежедневные разговоры важны для создания дружелюбной культуры сотрудничества и атмосферы в офисе, но легко попасть в ловушку бесконечных разговоров и сплетен.Реклама

Если ваша дверь всегда открыта, кому-то очень легко заглянуть в офис, чтобы задать вопросы, что отвлечет вас от продуктивной работы.

Как оставаться сосредоточенным и меньше отвлекаться

Если у вас возникают проблемы с постоянно болтливыми или отвлекающими членами команды, попробуйте поговорить с ними о том, как это влияет на ваш день.

Или закройте дверь офиса, если она у вас есть. Еще один метод, который можно использовать, если вам нужно сосредоточиться и сконцентрироваться, - это надеть пару наушников (если ваш офис позволяет).

2. Офисный шум

Исследование, проведенное Кимом и де Дир из Сиднейского университета, показало, что 30% рабочих в кабинках и около 25% в офисах без перегородок недовольны уровнем шума на работе.^[4]

Исследования Ipsos и группы Workspace Futures компании Steelcase показывают, что 85% людей недовольны своей рабочей средой и не могут сосредоточиться. 95% опрошенных заявили, что для них важна работа в частном порядке, но только 41% сказали, что могут это сделать, а 31% пришлось покинуть офис, чтобы завершить работу.^[5]

Были опрошены более 10 000 работников из 14 стран, и основные результаты также показали, что:

• Офисные работники теряют 86 минут в день из-за того, что отвлекают
• Многие сотрудники немотивированы, непродуктивны и чрезмерно напряжены.
• У них мало способности мыслить и работать творчески и конструктивно.

Если вы работаете в большом или маленьком офисе, я уверен, что вы знаете, что в офисе может быть очень громко, будь то разговоры, телефонные звонки, музыка или другие шумы.

Как оставаться сосредоточенным и меньше отвлекаться

Если у вас есть офис, самое простое, что можно сделать, - это закрыть дверь, чтобы вы могли уединиться и сосредоточенно и спокойно провести время.

Если у вас есть коллеги, которые, как вы знаете, создают много шума, можете ли вы подойти к ним и тихо поговорить о том, как их действия влияют на вашу способность сосредотачиваться? Вам нужно работать за своим столом?

Если у вас есть конкретный проект, над которым вам нужно работать там, где вам нужно тихое, непрерывное время, исследуйте работу в тихом месте внутри вашего здания.

Альтернативы включают работу из дома (если возможно) или из другого места, например, в парке или кафе.

В офисе всегда будет шум, и большую часть времени он будет терпимым, но иногда вам нужно изменить среду, чтобы выполнить свою самую важную работу.

3. Использование электронной почты

По словам Тима Ферриса, нам нужно:

ограничить потребление и производство электронной почты. Это величайшее прерывание в современном мире.

Все мы знаем, как электронная почта может отвлекать.

Сколько писем вы получаете и отправляете в обычный день?

Звучит знакомо?

Вы работаете над важным проектом и получаете уведомление о том, что получили сообщение электронной почты.

Теперь у вас есть два варианта.

Вы можете прекратить то, что делаете, и отвлечься и прочитать электронное письмо, или вы можете сосредоточиться на задаче и просмотреть письмо позже.Реклама

Многие люди проводят так весь свой день. Они полностью заняты работой над чем-то важным, и затем появляется уведомление по электронной почте.

Вы прекращаете то, что делаете, переключаетесь на свой почтовый ящик и читаете письмо, которое часто совершенно неуместно и никак не влияет на ваши текущие приоритеты.

Эти электронные письма могут создавать постоянное ощущение занятости и часто приводят к незавершенным проектам в конце дня.

Это, в свою очередь, может создать ощущение, что у нас действительно не было продуктивного дня.

Как оставаться сосредоточенным и меньше отвлекаться

Блокировка времени

Выделите определенное количество непрерывного времени для работы над проектом или задачей. Возьмите на себя обязательство не смотреть электронные письма (и не отвечать на телефонные звонки) в течение этого периода времени.

По совету Тима я решил проверять электронную почту только два раза в день. Это уже оказывает огромное влияние. Вот что я предлагаю:

Работа в автономном режиме

Переведите компьютер или ноутбук в автономный режим и позвольте сообщениям электронной почты накапливаться в вашем почтовом ящике, пока вы не будете готовы на них ответить.

Вместо того, чтобы просматривать электронные письма и отвечать на них одно за другим, позвольте им накапливаться, а затем выделите время для обработки и ответа на электронные письма.

Пакетные ответы на электронные письма займут меньше времени, чем ответы на них по одному, и это позволит вам сосредоточиться на текущем проекте, не отвлекаясь.

Проверяйте электронную почту каждый день в определенное время

Этот метод был предложен рядом моих клиентов по предпринимательскому коучингу, и он помог им высвободить время и оставаться более сосредоточенными.

Условия вашей работы будут другими, поэтому важно найти процесс, который будет работать для вас и других членов вашей команды.

Один из способов - проверять электронную почту два раза в день, другой, может быть, три раза в день - утром, в обеденное время и за час до отъезда, чтобы убедиться, что вы все в курсе.

Если вы решите применить эту технику, было бы разумно создать сообщение об отсутствии на работе.

Не проверяйте электронную почту первым делом

В зависимости от ваших обстоятельств этот метод может быть трудным для реализации, но если вы сможете, вы будете более продуктивны. Вот почему.

Вместо того, чтобы проверять электронную почту в первую очередь, потратьте это драгоценное время, когда вы более энергичны и сосредоточены, работая над одним или двумя главными приоритетами дня.

4. Использование смартфона (и других устройств)

Постоянный взгляд на телефон прерывает рабочий процесс и мешает сосредоточиться.Реклама

Согласно недавнему исследованию Deloitte, в среднем человек проверяет свой смартфон 47 раз в день.^[6]

Если вы используете в среднем 47 раз в день и у вас 8-часовой рабочий день, это означает, что вы можете проверять свой телефон почти 6 раз в час.

Этого достаточно, чтобы кого-нибудь отвлечь.

Все мы знаем, что смартфоны и другие устройства часто мешают нам и отвлекают от проекта или задачи, над которой мы работаем.

Легко часто отдыхать от важных дел и проверять свои телефоны, часы и другие гаджеты.

Как оставаться сосредоточенным и меньше отвлекаться

Переместите телефон в другое место

Очень заманчиво проверить наши телефоны, даже если мы работаем над важным проектом.

Решение? Положите телефон в ящик или уберите его на расстоянии вытянутой руки, чтобы у вас не возникло соблазна бросить взгляд.

Выключить уведомления

Отключите все уведомления, которые не требуют немедленного внимания, особенно уведомления из социальных сетей. Сюда входит и электронная почта, если она также настроена на вашем телефоне.

Если какие-то уведомления действительно важны, отключите их и скройте с экрана блокировки.

5. Социальные сети

Сколько времени вы проводите в социальных сетях на работе? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest… Список приложений и веб-сайтов, объединившихся, чтобы привлечь наше внимание, почти бесконечен.

Существует постоянный поток информации от наших друзей и коллег, из новостных агентств, от наших компаний. Некоторые из ваших коллег, вероятно, проверяют свои социальные сети прямо сейчас, когда вы читаете эту статью.

В выступлении на TED Talk Кэла Ньюпорта, автора книги Глубокая работа , он сказал заходить в социальные сети - все равно что ходить в казино .

Вы ожидаете получения лайков и выходите из этого. Ты возвращаешься к мысли, я получу награду в следующий раз. В следующий раз получу награду. В следующий раз получу награду. И вы просто сидите и ждете уведомления, чтобы вы могли вернуться.

Как оставаться сосредоточенным и меньше отвлекаться

Как и использование вашего смартфона и электронной почты, попробуйте установить определенные временные рамки или параметры, когда вы будете проверять социальные сети.

Убедитесь, что все уведомления отключены, когда вам нужно сосредоточенно и продуктивно заниматься определенной задачей или проектом.

Прочтите эту статью, чтобы узнать больше: 9 шагов, чтобы отключиться от социальных сетей и снова погрузиться в жизнь

6. Встречи

В течение загруженной недели руководитель или менеджер меньше всего хочет потраченного впустую часа или двух на непродуктивном собрании.

Если бы я спросил вас, какой самый эффективный способ быть неэффективным, я уверен, многие из вас сказали бы, что встречи плохие.Реклама

Сегодня на собрания уходит больше рабочего времени, чем когда-либо прежде. Большинство сотрудников посещают 62 встречи в месяц, но половина из них считается пустой тратой времени.

В целом, 31 час тратится на непродуктивные собрания в среднем за месяц, при этом 91 процент сотрудников виновны в мечтаниях, а 39 процентов признались, что засыпали.^[7]

Как оставаться сосредоточенным и меньше отвлекаться

Чтобы встречи были продуктивными и полезными, важно, чтобы у каждой встречи была четкая повестка дня и лидер.

Я написал больше о том, как провести продуктивную встречу в статье: Как вести командные встречи наиболее продуктивным образом

7. Многозадачность

Всем нам время от времени приходится выполнять несколько задач одновременно, но чем меньше мы это делаем, тем лучше.

Многозадачность снижает продуктивность и творческий потенциал. В статье для Harvard Business Review Питер Брегман отмечает, что наша продуктивность снижается на 40%, когда мы пытаемся сосредоточиться на нескольких вещах одновременно.^[8].

По словам Глории Марк, на возвращение к исходной задаче после перерыва в среднем уходит около 25 минут (23 минуты 15 секунд, если быть точным).^[9]

Многозадачность нас замедляет , и снижает внимание, энергию и производительность. Наш мозг просто не может эффективно работать над задачами одновременно.

Как оставаться сосредоточенным и меньше отвлекаться

Работайте в отрезках времени. Это сводит к минимуму количество отвлекающих факторов, которые отвлекают от нашей все более взаимосвязанной жизни. Он не только защищает нас от отвлекающих факторов, но и от отвлекающих факторов, которые мы сами себе причинили.

Блокировка времени - это намеренное выделение времени для конкретных проектов или задач и намеренное усилие, чтобы не позволить отвлечениям или междометиям других нарушить этот фокус.

После того, как этот блок времени истек, сделайте запланированный перерыв, а затем начните следующий блок целенаправленного времени. Каждый блок целевого времени посвящен одной задаче / проекту или набору аналогичных задач.

Я использую метод 60-60-30 для блокировки по времени:

Работайте 50 минут и сделайте 10-минутный перерыв. Работайте еще 50 минут и сделайте еще 10-минутный перерыв. Затем потратьте 30 минут на перезарядку, что может означать обед, прогулку и т. Д.

Использовать Техника томат чтобы помочь вам работать в отрезки времени.

Нижняя граница

Отвлекающие факторы на рабочем месте никогда не исчезнут. Чтобы эффективно использовать время и повышать продуктивность и креативность, важно понимать, что нас отвлекает, и создавать системы, чтобы это остановить.

Я уверен, что вы можете идентифицировать хотя бы одно из отвлекающих факторов, упомянутых в этой статье.

Надеюсь, некоторые из команд помогут вам избавиться от отвлекающих факторов на работе и сделать вас более эффективными и продуктивными.

Подробнее о концентрации внимания

• Как перестать многозадачность и стать более продуктивным
• Как быть продуктивным на работе: 9 основных правил
• 10 самых эффективных программ для повышения производительности труда
• 30 лучших книг по продуктивности, которые вы должны прочитать, чтобы повысить свою продуктивность

Рекомендуемое фото: Система управления посетителями Proxyclick через unsplash.com

Справка