У всех нас есть одни и те же 24 часа в сутки для работы, но как выжать из этого времени максимальную отдачу, чтобы получить реальные результаты, позволяющие сэкономить время?

Речь идет не о том, чтобы работать усерднее, так как это будет только на данном этапе, а о том, как вы планируете и структурируете свое время, а затем как вы максимизируете запланированное время.

Ключ к этим советам по управлению временем - не делать их один раз, а повторять их снова и снова, пока они не станут привычкой. Это когда окружающие подумают, что у вас действительно больше 24 часов в сутки.

1. Планируйте свою неделю, когда вы наиболее организованы

Один из самых важных советов по управлению временем - это планирование недели.

Выполнение этой задачи в одно и то же время каждую неделю не только создает привычку экономить время, но и может положительно повлиять на ваше мышление и благополучие.

Позволь мне объяснить.

Планируя свою неделю, вы даете себе ряд небольших позитивных обещаний. Каждый раз, когда вы выполняете и выполняете эти обещания, ваша уверенность растет, и вы будете чувствовать себя лучше по мере того, как будете делать больше.

Такой подход экономит ваше время, поскольку вы занимаетесь планированием, когда находитесь в сосредоточенном состоянии, когда вы планируете то, что для вас важно. В течение недели у вас будет меньше соблазна заняться чем-то другим во время одного из заранее запланированных интервалов, поскольку вы можете напомнить себе, что я запланировал это не просто так.

Так что планируйте свою неделю и выполняйте те обещания, которые вы дали себе, чтобы увидеть реальные результаты, позволяющие сэкономить время.

2. Планируйте следующий рабочий день на расслабленный вечер.

Если вы боретесь с закрытием после рабочего дня, этот подход поможет вам расслабиться и позволит вам наслаждаться вечером, не беспокоясь о работе.

Все, что вам нужно, - это 5-10 минут каждый день и блокнот. Это быстро и дает значительные преимущества в том, как вы распоряжаетесь своим временем.

В конце каждого дня записывайте около десяти задач, которые вы хотите выполнить на следующий день.

Затем выберите одну из задач, которые вам нужно выполнить, несмотря ни на что, и отметьте ее знаком H для высоких .

Затем добавьте M’s для среднего до пяти или около того задач. Это задачи, которые вам нужно выполнить, но если вы не можете выполнить их все, с ними можно будет справиться.

Остальные задачи помечаются значком ‘L’ для низкого . Их приятно иметь, к тому же они должны быть легкими задачами.

Распланировав свои задачи на следующий день, вы можете оставить работу, записав в голове все эти назойливые задачи и приготовив их к работе на следующий день.Реклама

3. Контролируйте свой день, чтобы он не контролировал вас

Планирование дня - самый эффективный совет по управлению временем, который вы можете сделать. Это позволяет вам контролировать свой день, а не позволять дню контролировать вас.

Этот подход прост и гибок, когда ваш рабочий день идет не по плану.

Бери карандаш и блокнот!

В блокноте разбейте день на 30-минутные сегменты, 09:30, 10:00 и т. Д. Добавьте их построчно, поместив между ними одну или две строки.

А теперь посмотрите свой рабочий дневник и добавьте что-нибудь, что зафиксировано, например встречи.

Затем возьмите свои высокоприоритетные конечные задачи и добавьте их в свои 30-минутные сегменты.

Если у вас все еще есть свободные промежутки времени, не оставляйте их пустыми.

Если однажды утром вы пытаетесь найти мотивацию, попробуйте следующее:

Выберите несколько простых и быстрых задач и сделайте их в первую очередь, не волнуйтесь, если вы откладываете более сложные задачи. Выполнение простых задач вначале даст вам импульс и правильное мышление, чтобы затем заняться сложными делами.

4. Мудро управляйте отвлекающими коллегами по работе

Неважно, насколько хорошо вы планируете свою неделю, день или даже следующий час, если вы постоянно отвлекаетесь. Отвлекающие приводят к потере внимания и становятся дверью к прокрастинации.

Этот совет по управлению временем посвящен созданию правильной рабочей среды, чтобы вы могли максимально использовать время, необходимое для максимальной продуктивности.

Книга Нир Эяля Непреклонный объясняет, что если вы хотите стать по-настоящему продуктивным, вы должны перестать отвлекаться. Одним из самых больших отвлекающих факторов на рабочем месте часто являются наши коллеги по работе.

Коллеги, которые вас больше всего отвлекают, просто спрашивайте их в начале каждого дня, что им нужно от вас? Поступая так, вы заставляете их планировать, а они этого не осознают, но это на ваших условиях. Это снижает вероятность случайного запроса позже в тот же день.

5. Работайте с электронными письмами на своих условиях.

Иногда управление почтовым ящиком может показаться вам постоянной работой. Вы также можете попасть в ловушку ощущения, что вы много сделали, потому что отправили множество писем или дошли до мистического нуля почтового ящика!

Хотя отправка нескольких электронных писем может быть удовлетворительной, проблема в том, что электронные письма также используются как форма прокрастинации, поскольку они представляют собой легкую запасную задачу, когда вам не хочется работать над чем-то сложным.

Итак, что вы делаете, чтобы избавиться от этих отвлекающих факторов и уменьшить стресс, вызванный электронной почтой?Реклама

Вы планируете, когда хотите читать электронные письма и отвечать на них, поэтому все в ваших руках.

Исследование, проведенное в Университете Британской Колумбии, показало, что вам следует проверять электронную почту только три раза в день, и тем самым снизить уровень стресса.^[1]

Поэтому в начале каждого дня планируйте, когда вы будете проверять свою электронную почту. Как часто вы проверяете электронную почту, зависит от вашей работы, но меньше значит больше и в идеале не больше трех.

Этот подход по-прежнему позволяет вам контролировать свой почтовый ящик, но вы делаете это в удобное для вас время.

6. Удалите электронные отвлекающие факторы и станьте настоящим

Сколько раз на работе вы видите, что кого-то отвлекает уведомление на своем мобильном телефоне или ноутбуке?

Уведомления на мобильных устройствах и ноутбуках отвлекают нас каждый день, но они также стали приемлемым отвлечением.

В большинстве случаев вам не нужно немедленно реагировать на уведомление, даже когда мы чувствуем, что это необходимо. Это привычка, созданная технологиями.

Так не должно быть.

Просмотрите все настройки уведомлений на мобильном телефоне и ноутбуке и оставьте включенными только самые важные. В большинстве случаев это должны быть только телефонные звонки.

Отключив эти уведомления, вы затем проверяете электронную почту, мессенджер и т. Д. В удобное для вас время, а не когда они приходят.

Вы также можете отключить счетчик чисел, который отображается в мобильных и настольных приложениях. Вам не нужно знать, сколько писем находится в вашем почтовом ящике одновременно, особенно если вы запланировали, когда будете проверять свои электронные письма.

Если вы оставите этот значок включенным, он отвлечет вас от работы и отвлечет ваше время.

Попробуйте это в течение нескольких дней и посмотрите, как это положительно повлияет на ваше управление временем. Окружающие тоже заметят изменения, поскольку вы будете больше присутствовать дома и на работе.

7. Нажмите на таймер и сосредоточьтесь глубже.

Остановка задачи обычно происходит тогда, когда вы ее закончили, потеряли интерес или отвлеклись. Когда вы отвлеклись, на перефокусировку уходит в среднем 23 минуты, поэтому вам нужно сделать все возможное, чтобы оставаться в этом сосредоточенном состоянии.^[2]

К сожалению, потеря интереса и отвлечение - наиболее вероятные результаты борьбы с тайм-менеджментом, поэтому установка таймера может иметь решающее значение.

Устанавливая таймер, вы даете себе обещание, что не будете отвлекаться и не будете работать над чем-либо еще, пока этот таймер не закончится. Это небольшое обещание может существенно повлиять на ваше управление временем.Реклама

Вы можете попробовать разные промежутки времени, чтобы увидеть, что вам подходит, например, 25 минут, если вы используете Техника томат . 25 минут могут показаться недолгими, но, оставаясь полностью сосредоточенными в течение 25 минут, вы удивитесь, как много вы можете сделать.^[3]

8. Узнайте, на что вам не следует тратить время

Каждый день мы тратим время на вещи, которые отвлекают нас от того, что мы должны делать - будь то отвлекающие факторы, такие как социальные сети, электронная почта или задачи, которые мы предпочли бы не делать, например, еженедельный магазин или глажка.

Все эти трудоемкие действия могут показаться тривиальными, но все они складываются, когда дело доходит до управления временем.

Вы можете подумать, что я должен это сделать, но есть метод, называемый списком 'не делать', который может помочь.

Речь идет не только о том, чтобы полностью прекратить выполнение малоэффективных задач. Также это может быть автоматизация или делегирование задачи .

Так как же составить список того, что не нужно делать?

Во-первых, потратьте 10 минут на то, чтобы записать все вещи, которые на самом деле не служат вам или помогают добраться туда, где вы действительно хотите быть (например, просмотр телевизора, социальные сети, покупка продуктов питания, уборка дома).

Затем поместите каждое из них под заголовком «автоматизировать», «делегировать» или «исключить».

Автоматизация могла бы быть для вашего еженедельного магазина, теперь вы используете компанию, которая доставляет ингредиенты и рецепты к вашей двери.

Делегат может получать уборщицу для вашего дома каждую неделю.

Устранение может заключаться в прекращении включения телевизора, как только вы вернетесь с работы.

После того, как вы составили список дел, которые не нужно делать, не забывайте повторять этот процесс раз в месяц.

Каждый месяц вы будете возвращать часы, о которых даже не подозревали.

9. Расчистите свой мозг, чтобы максимизировать концентрацию.

Наш мозг обрабатывает тысячи мыслей каждый день; к сожалению, многие из них - действия, которые мы не можем выполнить в данный момент.

Загроможденный ум влияет на наше управление временем, поскольку мы не можем сосредоточиться на этих выдающихся действиях в своей голове.

Вот простой способ избавиться от беспорядка в уме:Реклама

Куда бы вы ни пошли, носите с собой небольшой блокнот и ручку. Он должен быть достаточно маленьким, чтобы поместиться в вашем кармане или сумке, и должен быть легкодоступным. Записывайте каждый раз, когда какая-то мысль или действие приходит вам в голову, когда вы находитесь вне дома.

Это может быть идея, что-то вдохновляющее, действие, когда вы вернетесь домой, что угодно.

Тогда все, что вам нужно сделать, - это вовремя запланировать выполнение всех этих заметок. Каждые несколько дней хватит.

Записывая задачи на бумаге, а не позволяя им накапливаться в вашем мозгу, вы можете свободно работать над тем, что важно в данный момент, в сосредоточенном состоянии.

10. Давать обещания другим

Если бы вы дали обещание себе или другу, какое из них, по вашему мнению, вы скорее всего сдержите?

В большинстве случаев это будет обещание, данное другу.

Вы можете использовать это в своих интересах, поделившись с другом обязательством выполнить задачу или проект.

Расскажите другу, чего вы хотите достичь, почему и когда. Затем попросите их проверять вас на разных этапах до тех пор, пока вы не скажете, что завершите проект.

Работая над проектом, вы будете помнить то обещание, которое дали другу. Это обещание, которое вы дали, поможет вам сосредоточиться и максимально эффективно использовать время, необходимое для завершения этого проекта.

Суть

Все эти советы не требуют от вас ничего, кроме небольшого количества вашего времени каждый день, но время, которое вы сэкономите при использовании этих подходов, будет значительным.

Поместите в дневник напоминания, чтобы помнить об этих советах, поскольку, если вы начнете их регулярно практиковать, они превратятся в привычку.

Их можно использовать независимо друг от друга, но при совместном использовании они намного эффективнее.

Со временем окружающие будут спрашивать, как вы находите время, чтобы достичь такого многого за день!

Дополнительные советы по тайм-менеджменту

• 10 практических способов улучшить свои навыки управления временем
• Как быть продуктивным на работе: 9 основных правил
• 50 способов повысить производительность и добиться большего за меньшее время

Рекомендуемое фото: Валентин Антонуччи через unsplash.com

Справка