Иногда выявить препятствия для общения на работе бывает довольно легко. Когда недопонимание остается без внимания, вы можете увидеть это в форме конфликта на рабочем месте или снижения производительности. Существует тенденция к недопониманию, когда нет прозрачности. А иногда это может быть непреднамеренно.

Совершенство делает обычные дела необычайно хорошо. - Джон В. Гарднер

Многие люди думают, что они эффективные коммуникаторы, потому что они ходили в школу или имеют определенный опыт работы, но на самом деле они все еще изо всех сил пытаются повлиять на других своим посланием. Результатом неэффективного общения является упущенная возможность, потерянное время и потраченные впустую ресурсы - все потому, что они не имели большого влияния на разговоры.^[1]

Вы можете заметить ряд факторов, влияющих на четкое, эффективное и прозрачное общение на работе: личные характеристики, физическое расстояние, само сообщение, контекст, используемый жаргон и культура. Ниже приведены 7 способов обеспечить эффективное общение на работе, чтобы вы могли создать эффективную, продуктивную и инклюзивную рабочую среду.

1. Хорошо знайте свою аудиторию

Понимание своей аудитории необходимо для эффективного общения на работе. Это относится к устным и письменным сообщениям, презентациям, ежедневным электронным письмам, объявлениям в масштабах компании или обновлению статуса проектов.

Будет ли ваше сообщение эффективно передано или хорошо принято, зависит от понимания того, что волнует вашу аудиторию.

• На кого вы ориентируетесь в своем общении?
• Какова цель вашего сообщения?
• Что им нужно знать?
• Что им нужно делать?
• Как лучше всего донести мысль до аудитории?
• Как ваша аудитория воспримет или интерпретирует сообщение?
• Как ваша аудитория почувствует, подумает и отреагирует, когда получит ваше сообщение?

Чтобы ответить на эти вопросы, вам нужно будет заранее планировать, исследовать и наблюдать за поведением вашей аудитории. Например, ваш подход к общению с вашей командой или коллегами, вероятно, будет отличаться от того, как вы общаетесь со своим лидером, потому что у этих групп разные интересы.

2. Постарайтесь разобраться в ситуации и прояснить ее.

Найдите время, чтобы быть вдумчивым и целенаправленным. Прежде чем общаться на работе, важно сделать паузу, понять ситуацию, уточнить и проявить сочувствие. Вот несколько советов, которые помогут вам эффективно общаться на работе:Реклама

Быть любопытный . Задавайте открытые вопросы, начиная с «что» и «как» собирать информацию. Люди будут более информативными в своих ответах. Затем вы можете задавать открытые проверочные вопросы, чтобы получить больше контекста. Чем больше вы понимаете, тем больше вероятность, что вы сможете составить подходящее сообщение, которое найдет отклик у вашей аудитории.

Учись как ребенок. Обычно у детей нет предварительных знаний о том, что они собираются изучать. В их подходе к обучению есть чувство смирения. Используйте тот же подход, когда вы ставите себя на место своей аудитории, пытаясь понять ее ситуацию. Будьте открыты, готовы и желайте видеть точку зрения своей аудитории.

Проверьте свои предположения. Ваш обширный опыт может омрачить ваше восприятие и суждения. Бросьте вызов предвзятым представлениям о вашей аудитории. Определите, с кем вам нужно поговорить или какое исследование вам нужно провести, чтобы проверить, верны ли ваши предположения. Прежде чем переходить к действию, убедитесь, что вы создали пространство для понимания.

Будьте открытыми. Люди хотят принадлежать друг другу, чувствовать себя включенными и ценными на рабочем месте. Будьте внимательны, чтобы уловить идеи каждого. Например, если вы находитесь на собрании и просите внести свой вклад, убедитесь, что у всех достаточно времени, чтобы поделиться своим ответом. Если у вас не хватит времени, заявите на собрании, что вы свяжетесь с ними позже.

3. Слушайте на нескольких уровнях

Большинство людей не слушают с намерением понять; они слушают с намерением ответить - Стивен Р. Кови

Вы наверняка знакомы с этими основные советы по активному слушанию . Однако, когда мы чувствуем, что не справляемся с соблюдением сроков, расстановкой приоритетов или творчеством, легко оказаться на автопилоте и упустить ключевые сообщения, которые могут помочь вам эффективно общаться на работе. Ниже приведены напоминания о том, что нужно продолжать тренироваться:

Парафраз. Подтвердите свое понимание сообщения, повторив его или перефразируя своими словами. Если есть разногласия между сторонами, самое время уточнить.

Зонд. Задавайте вопросы, если вы чувствуете, что отсутствует информация, которая может вам понадобиться.Реклама

Уточнить. Если вы чего-то не совсем понимаете, спросите.

Помнить. Постарайтесь вспомнить моменты, которые важны для вашей аудитории. Эта информация может быть использована в будущем и покажет вашей аудитории, что вы заботитесь о вас и активно ее слушали.

Быть эффективным коммуникатором на работе означает, что вы должны быть настроены на свои навыки активного слушания. Запомни:

• Имейте сочувствие.
• Поймите мнения других, а не только свое собственное.
• Измеряйте свои эмоции и реакции, а также эмоции других людей.
• Знайте свои ценности и убеждения, а также чужие.
• Обратите внимание на невербальные коммуникативные знаки, такие как язык тела.

4. Просмотрите, как вы получаете отзывы

То, как вы получаете обратную связь, влияет на вашу реакцию и влияет на то, насколько эффективно вы общаетесь с другими сторонами. Быть открытым для отзывов и критики легче сказать, чем сделать.^[два]Мы люди. Когда вас отвлекают жизненные события или вы чувствуете давление на работе, вы можете защищаться от малейших комментариев, которые попадаются вам на пути.

Шейла Хин и Дуглас Стоун предлагают подходы, позволяющие улучшить вашу способность воспринимать обратную связь, брать то, что полезно, и знать, как избавиться от того, что вам бесполезно, и двигаться вперед.^[3]

Некоторые из этих стратегий включают следующее:

• Знайте, понимайте и управляйте своими триггерами и реакциями на отзывы.
• Отделите сообщение от того, от кого оно пришло.
• Прислушивайтесь к совету, а не к суждениям.
• Разбейте отзывы на удобоваримые части.
• Когда вы активно ищите обратную связь, будьте конкретны и просите об одном.
• Делайте небольшие шаги, чтобы проверить, что вам было предложено.

У вас есть возможность учиться на обратной связи и расти на ее основе. Разделение обратной связи на небольшие части поможет вам лучше обработать сообщение и будет меньше реагировать на ваш ответ.

5. Обеспечьте объективную и наблюдаемую обратную связь.

Это одна из самых сложных задач, потому что вы можете не захотеть обидеть других, вы можете избежать конфликта, вы не совсем уверены, как это сделать, вы эмоционально не готовы или омрачены своими предположениями.Реклама

Модель ситуации, поведения, воздействия (SBI)^[4]может помочь вам предоставить четкую и конкретную обратную связь:

• Ситуация. Укажите контекст. Спросите себя, что случилось, где и когда.
• Поведение. Опишите поведение. Это самая сложная часть, потому что вам нужно проверить свои предположения. Например, если вы сказали, что вы были грубыми (субъективно), а не прервали меня (наблюдаемое поведение), измените тон обратной связи. Грубость может толковаться по-разному, при этом вы можете видеть, когда кто-то вас прерывает.
• Влияние. Используйте операторы I для описания результатов поведения.
• Двигаться вперед. Поддерживайте диалог, направленный на поиск понимания, прося их поразмышлять. Какова была их точка зрения? Что для них происходило? Что они осознали? Как они могут отсюда вырасти?

Пример 1: ^[5]

Во время вчерашнего утреннего собрания команды, когда вы выступали с презентацией (Ситуация), вы не были уверены в двух слайдах, и ваши расчеты продаж были неверными (Поведение). Мне стало неловко, потому что там была вся доска. Боюсь, что это повлияло на репутацию нашей команды (Impact).

Пример 2:^[6]

На встрече с клиентами в понедельник днем ​​вы убедились, что встреча началась вовремя и что у всех заранее были раздаточные материалы (Ситуация). Все ваши исследования были правильными, и на каждый вопрос клиента были даны ответы (поведение). Я горжусь тем, что вы проделали такую ​​отличную работу и представили организацию в хорошем свете. Я уверен, что мы получим этот аккаунт благодаря вашему усердию (Воздействие).

Знание того, как обеспечить четкую, конкретную и наблюдаемую обратную связь, является важным навыком для эффективного общения на работе.

6. Последующие действия, подтверждение и создание подотчетности

Эффективное общение на работе - это не разовое мероприятие. Вам нужно будет постоянно отслеживать прогресс и оказывать постоянную поддержку. Не забывайте отмечать успехи своих коллег, команд или лидеров!

Используйте следующие вопросы, чтобы помочь вам оценить эффективность постоянного общения на работе:Реклама

• Какие возможности вы видите?
• Как можно приспособиться?
• Какие решения нужно принять?
• Какую поддержку вы можете оказать?
• Что вам нужно сделать, чтобы убедиться, что сообщение было получено точно?

7. Используйте 7C коммуникаций.

Для любого средства коммуникации на работе помните о 7C, чтобы точно настроить ваше сообщение:^[7]

• Ясно. Какая цель? Легко ли понять сообщение?
• Лаконично. Что можно удалить? Это к делу?
• Конкретный. Какие факты?
• Верный. Нет ли в сообщении ошибок? Подходит ли это вашей аудитории?
• Последовательный. Есть ли логическая последовательность? Последовательно ли сообщение?
• Полный. Предоставляется ли соответствующая информация и есть ли призыв к действию?
• Вежливый. Каков тон вашего сообщения?

Узнайте больше о 7C здесь: Эффективное общение: как не быть неправильно понятым

Подведение итогов

Способы обеспечения эффективного общения на работе требуют практики и времени.

Помните об этих 7 стратегиях, чтобы улучшить ваше общение на работе, чтобы ваши сообщения были ясными и прозрачными.

1. Хорошо знай свою аудиторию
2. Постарайтесь разобраться в ситуации и прояснить
3. Слушайте на нескольких уровнях
4. Просмотрите, как вы получаете обратную связь
5. Обеспечьте объективную и наблюдаемую обратную связь
6. Последующие действия, подтверждение и создание подотчетности
7. Используйте 7 принципов общения

Продолжайте расти и совершенствовать свои навыки!

Над чем вы можете поработать в этом месяце, чтобы улучшить свое общение на работе?

Будьте конкретны и поставьте перед собой задачу УМНАЯ цель для общения на рабочем месте - конкретного, измеримого, достижимого, актуального, привязанного ко времени!

Подробнее о коммуникации на рабочем месте

• Стили управления конфликтами для эффективного общения на работе
• Как овладеть навыками эффективного общения на работе и дома
• Как работать с разными стилями общения в офисе
• Как улучшить коммуникативные навыки для достижения успеха на рабочем месте

Рекомендуемое фото: Брук Кейгл через unsplash.com Реклама

Справка