Я нахожу квитанции в самых безумных местах: я не только нахожу их в кошельках и кошельках, но и нередко выуживаю их из картотеки или из-за дивана. В конце концов, эти крошечные полоски бумаги могут ускользнуть, как только вы повернетесь спиной. Единственный способ удержать их в подчинении - это иметь простую организационную систему. В течение многих лет классическим подходом была коробка из-под обуви, набитая квитанциями. Это отличный способ собрать все наши листы бумаги в одном месте, но при этом оставляет желать лучшего. В налоговый сезон у нас есть выбор: передать эту коробку бухгалтеру или разбираться с ними самим. Реклама

Есть и другие планы, которые могут иметь больше смысла: мы можем избавиться от большого количества работы, связанной с отслеживанием расходов, с помощью небольшой технологии. Приведенные ниже варианты могут упростить ситуацию и сделать налоговый сезон более гладким.

1. Придерживайтесь пластика

Если вы можете совершать все покупки с помощью кредитной или дебетовой карты, вы можете отказаться от получения квитанций. Большинство пакетов программного обеспечения для бухгалтерского учета могут получать информацию о вашей учетной записи для ваших учетных записей - и до определенной степени интерпретировать ее. Однако есть определенные недостатки в том, чтобы полностью полагаться на выписки по карте. В большинстве случаев конкретно не указывается, что именно вы купили, и бывает трудно вспомнить, был ли конкретный платеж книжному магазину в прошлом году расходами на образование. Денежные платежи также могут быть серьезным препятствием в системе - существует множество возможностей для расходов, которые вам нужно отслеживать, которые будут касаться только наличных денег (подумайте о разделении еды с клиентом). Существуют и другие специфические проблемы, связанные с тем, решите ли вы использовать дебетовую или кредитную карту.Реклама

Тем не менее, вы можете аннотировать свои расходы в большинстве программ бухгалтерского учета, поэтому, если вы будете следить за своими квитанциями, вы можете избежать систематизации и категоризации своих квитанций сверх одного раза в месяц. Это не идеальное решение, но оно не заставит вашего бухгалтера съежиться, как обувная коробка с квитанциями.

2. Выберите услугу.

За отдельную плату такие услуги, как Обувной будут принимать ваши квитанции и сканировать их. Они используют систему, которая не только распознает текст и переводит его в формат, который вы можете использовать, но также может автоматически классифицировать ваши квитанции. Поскольку Shoeboxed и другие службы обычно работают ежемесячно, количество квитанций, которые вы можете сканировать с настоящего момента до 15 апреля, может оказаться недостаточным. Однако вы можете провести краткую сортировку своих квитанций и исключить все те, которые фактически не влияют на ваши налоги: продукты, фильмы и все, что не нужно сканировать, если вы не работаете над получением всех своих расходов и ваших бюджет под контролем.Реклама

Цены на такие услуги могут отличаться. У Shoeboxed есть планы на сумму от 9,95 долларов в месяц до 49,95 долларов - я считаю, что это выгодная сделка. Это значительно дешевле, чем платить кому-то за сканирование ваших квитанций.

3. Отсканируйте квитанции самостоятельно.

На первый взгляд может показаться, что сканирование ваших собственных чеков - это шаг назад по сравнению с оплатой услуги, которая сделает это за вас. Но с правильным оборудованием вы можете в значительной степени автоматизировать процесс дома. В данном случае подходящим оборудованием является сканер, предназначенный специально для чеков: я использовал NeatReceipts системе и на самом деле считаю это проще, чем упаковывать свои чеки и отправлять их. Я сажусь перед телешоу или фильмом и загружаю чеки в сканер. Его оптическое распознавание символов очень хорошее - для большинства квитанций сканер извлекает всю необходимую информацию и помещает ее в формат, который я могу загрузить в свою бухгалтерскую программу (а также сохранить в формате PDF).Реклама

Стоит ли цена, которая идет вместе с покупкой сканера только для ваших квитанций, может зависеть от того, сколько квитанций вы планируете обработать: в зависимости от того, где вы забираете сканер, цена может быть больше, чем стоимость годовой базовой план в Shoeboxed - но меньше, чем план среднего уровня. Используйте его больше года или отсканируйте с его помощью больше квитанций, чем позволяет услуга, и на самом деле это не так уж и дорого. И, если у вас есть квитанция, вы можете списать сканер на свои налоги.

4. Переход в старую школу

Если вы не хотите тратить деньги на инструменты или услуги, чтобы позаботиться о ваших квитанциях, всегда есть старый подход. Вы можете ввести свои квитанции в Excel или другой вариант бухгалтерского учета вручную. Но стоит отметить, что такой подход требует больших затрат времени: он требует большей дисциплины, чем большинство людей готовы потратить на управление квитанциями. Если вы хоть немного отстанете, наверстать упущенное будет невозможно.Реклама

Другие услуги и инструменты

Я упомянул инструменты и сервисы, которые мне довелось использовать и которые я считаю надежными. Но я знаю, что есть много других вариантов - если вы использовали услугу или инструмент для систематизации ваших чеков, которые вам особенно понравились, поделитесь ссылкой в ​​комментариях.