Найти эффективного и успешного менеджера, не умеющего правильно распоряжаться своим временем и своими сотрудниками, все равно что найти единорога. Вы не будете, потому что их не существует. Каждому дается равное количество часов в день для выполнения задач, требующих их внимания, и то, как вы будете использовать свое время, в конечном итоге определит, удастся ли вам выполнить эти задачи.

Независимо от того, являетесь ли вы менеджером впервые или просто нуждаетесь в курсах повышения квалификации, изучение и применение надлежащих навыков тайм-менеджмента будет иметь большое значение для вашего карьерного успеха.

Прежде чем перейти к навыкам эффективного управления временем для менеджеров, давайте обсудим, почему и что в отношении управления временем. Тайм-менеджмент - это просто метод организации того, как наилучшим образом использовать 24 часа в сутки для выполнения личных и профессиональных задач.

Матрица Эйзенхауэра, разработанная президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, разбила тайм-менеджмент на четыре группы:^[1]

Делай в первую очередь, планируй, делегируй и не делай.

Все навыки тайм-менеджмента находятся где-то в этой матрице. Умение эффективно распределять время и задачи позволит вам достигать целей и успешно руководить своей командой, не теряя при этом рассудка.

1. Умейте правильно планировать цели

Бенджамин Франклин однажды сказал:

Если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу.

Отец-основатель действительно попал в точку, и ключевым моментом является умение правильно планировать цели своей команды. Что касается целей, вы должны устанавливать ежедневные, еженедельные, ежемесячные и даже годовые цели, которые можно разбить на управляемые задания.

Например, если у вас есть цель увеличить посещаемость веб-сайта компании на 10 процентов в течение года, вам необходимо установить измеримые контрольные точки еженедельно, ежемесячно и на шестимесячной отметке, чтобы не отставать от цели. .

Взгляните на эти руководства по постановке краткосрочных и долгосрочных целей:

• Как ставить краткосрочные цели для успешной и полноценной жизни
• Верный способ ставить долгосрочные цели и добиваться успеха

2. Хорошее общение изменит мир к лучшему

Хорошее общение может создать или разрушить любые отношения - личные или деловые - и когда менеджер борется со своим тайм-менеджментом, общение часто страдает. Однако, если менеджер находит время, чтобы выслушать и четко общаться со своей командой и клиентами, это может иметь решающее значение для успеха бизнеса.

Обязательно регулярно общайтесь с членами вашей команды, чтобы убедиться, что они работают над четко обозначенными вехами. Менеджер, который четко и регулярно общается с клиентами, также с большей вероятностью будет развивать свой бизнес. Обязательно используйте свое время с максимальной пользой для вдумчивого общения.

Изучите 7 способов обеспечить эффективное общение на работе .

3. Хорошая организация - ключ к успеху

Сильная организация, включающая как делегированные обязанности, так и ваше фактическое рабочее пространство, имеет решающее значение для эффективного управления временем для менеджеров. Если ваша команда неорганизована, и люди не понимают, какие задачи им предстоит или к кому им следует обратиться за помощью, любые поставленные цели пострадают.

Хорошее общение и хорошая организация идут рука об руку, когда нужно максимально эффективно использовать свое время.Реклама

Что касается организации вашего рабочего места, ну, если вам нравится держать дома беспорядок в спальне, это ваше дело, но беспорядку в бизнесе нет места. Каждая минута поиска потерянного файла - это потраченная впустую минута, которую можно было бы потратить с большей пользой.

Почему бы не взглянуть на эти 15 лучших советов по организации офиса и достижению большего ?

4. Эффективное делегирование - это все

Эффективное делегирование поможет настроить членов вашей команды на работу уверенно и эффективно. Как руководитель, вы обязаны оценить, кто из ваших сотрудников лучше всего подходит для выполнения какой задачи, и распределить связанные с этим обязанности. Неспособность взять на себя ведущую роль и делегировать обязанности приведет только к потере времени и вас, и членов вашей команды.

Тщательно распределяя различные обязанности и гарантируя, что у ваших сотрудников есть все необходимое для выполнения этих обязанностей, члены команды будут меньше нуждаться в вас, когда дело доходит до выполнения работы.

Изучите искусство делегирования в этом руководстве: Как эффективно делегировать работу (полное руководство для лидеров)

5. Планируйте правильные задачи в нужное время

Если бы вы строили машину, вы бы не начали с попытки установить звуковую систему до того, как будет установлена ​​рама, не так ли?

Первый блок матрицы Эйзенхауэра - «Сделай первым», то есть реши, какие ключевые обязанности тебе нужно выполнить, прежде чем переходить к следующему. Это могут быть мелочи, такие как ответ на запрос начальника, или более крупные, например, доработка планов новой стратегии в социальных сетях.

Дело в том, что вы научитесь расставлять приоритеты для самых важных задач каждый день, сколько времени вам потребуется для их выполнения и когда их следует решать.Реклама

Вот метод, который поможет вам расставить приоритеты: Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее

6. Научитесь распознавать ловушки многозадачности.

У каждого есть несколько дел, которые им нужно сделать, но когда мы пытаемся жонглировать всеми этими делами одновременно, некоторые обязательно упадут на пол. Слишком легко начать работу над одним заданием, а затем сразу перейти к письму, потому что на вашем телефоне прозвучал эхо-запрос. Это ужасно нарушает вашу концентрацию и просто заставляет ваш мозг играть в догонялки.

Вместо этого выделите определенные временные блоки в день, чтобы проверять электронные письма и отвечать на них. Сосредоточившись на одной задаче за раз, вы закончите ее раньше и полностью сосредоточитесь на ней.

Попробуйте эти 9 советов по управлению многозадачностью, которые повысят вашу производительность.

7. Научитесь уделять приоритетное внимание не только своему времени, но и помогайте сотрудникам уделять приоритетное внимание своему времени.

Мы можем подумать, что посвящаем целых восемь часов в день основным обязанностям нашей работы, но исследования показывают, что обычно это не так.^[2]Вы можете помочь своей команде максимально использовать их время (и ваше), время от времени проводя аудит времени. Выделите один день, когда ваши сотрудники будут отслеживать, что они делают и сколько времени они на это тратят.

Убедитесь, что вы четко понимаете, что это упражнение предназначено для долгосрочной помощи сотрудникам, а не для того, чтобы избавиться от бедных. Надеюсь, имея достаточно данных, вы и ваша команда сможете лучше определить, что работает и как избежать задержек или перерывов в работе.

9. Сохранение внешнего вида может иметь большое значение

Подобно тому, как моряки обращаются к своему капитану за советом во время шторма, ваши сотрудники должны чувствовать, что вы хорошо распоряжаетесь своим временем. Если каждый раз, когда ваши сотрудники подходят к вам, вы измотаны и торопитесь, они, скорее всего, воздержатся от обращения к вам по важным вопросам.

Иногда бывает, что вы изо всех сил пытаетесь удержать все это вместе, но сохранение внешнего вида менеджера, который находится на вершине своей игры по управлению временем, действительно может помочь в том, чтобы повлиять на других, чтобы они также эффективно управляли своим временем.Реклама

10. Знайте, что делать, когда ваша тарелка становится слишком полной.

Небольшое давление и крайний срок могут быть мощным мотиватором, когда дело доходит до того, чтобы сесть на корточки и добиться цели. Если вы обнаружите, что ваш список обязательных работ становится слишком длинным, это может указывать на две вещи:

Возможно, вы не так эффективно распоряжаетесь своим временем, как могли бы. Если это так, вернитесь к началу и просмотрите.

Но даже у самого лучшего менеджера есть свои пределы, и в день не так уж много минут. Хороший менеджер не пытается сам решать все возникающие задачи. Они знают, как наилучшим образом использовать свой персонал, чтобы обеспечить достижение целей, и знают, когда их рабочая нагрузка максимально загружена.

11. Понять Правило 80/20

Согласно принципу Парето или более известному как правило 80/20, 80 процентов результатов дает всего 20 процентов действий. Остальные 20 процентов результатов - это… как вы уже догадались, 80 процентов действий.

Что касается того, как все это влияет на тайм-менеджмент эффективного менеджера, ну, что ж, то, что нужно делать, без извинений, приоритеты могут составлять только 20 процентов вашей работы, но они принесут самые большие результаты. Остальные 80 процентов обязанностей, вероятно, можно делегировать сотрудникам вашей команды.

12. Не бойтесь делать перерыв, когда это необходимо.

Если вы каждую секунду дня работаете как товарный поезд, не делая несколько минут, чтобы сделать шаг назад и подышать, вы испытаете выгорание. Burnout - это хитрый убийца тайм-менеджмента, который подкрадывается, когда вы пытаетесь убедиться, что ни одна минута не останется без работы. В результате у вас скоро будет меньше энергии и концентрации, и в конечном итоге ваша работа может сказаться на вашем психическом здоровье.

Планировать время простоя для себя очень важно. Поэтому поощряйте своих сотрудников делать перерывы и не забывайте делать их самостоятельно. Несколько перерывов в течение рабочего дня могут иметь большое значение для правильного мышления, позволяющего максимально эффективно использовать свое время.

Последние мысли

Легко увязнуть в повседневной работе и обнаружить у себя нездоровые привычки в качестве менеджера. Сосредоточьтесь на выработке рекомендаций из этой статьи и потратьте время на расширение возможностей своей команды. Вы не только повысите общую продуктивность, но и быстро станете звездным и уважаемым лидером.Реклама

Подробнее о производительности труда

• Как быть продуктивным на работе: 9 основных правил
• 50 способов повысить производительность и добиться большего за меньшее время
• Как формула производительности может мотивировать сотрудников к эффективной работе

Рекомендуемое фото: Система управления посетителями Proxyclick через unsplash.com

Справка