КАК ЭФФЕКТИВНО ПИСАТЬ ПРОТОКОЛ СОБРАНИЯ (С ПРИМЕРАМИ)

Протокол - это письменный отчет совета директоров, компании или организационного собрания. Протоколы заседаний считаются юридическим документом, поэтому при их написании стремитесь к ясности и последовательности тона.

Поскольку протоколы являются постоянным документом собрания, обязательно вычитайте их перед отправкой. Рекомендуется проводить их под руководством супервайзера или опытного посетителя, чтобы убедиться, что утверждения и информация точно фиксируются.

Лучшими протоколами встреч являются внимательные слушатели , быстрые машинистки и хорошо знакомы с темами встреч и участниками. Ведущий должен иметь достаточно твердое представление о предмете, чтобы иметь возможность отделить важные моменты от шума в том, что может быть долгим, затяжным обсуждением. Также, что важно, ведущий не должен одновременно вести и делать записи. (Если вас когда-либо попросят об этом, откажитесь.)

Ниже приведены несколько пошаговых советов по эффективному составлению протокола собрания.

1. Разработайте повестку дня

Совместно с председателем или президентом совета разработайте подробную повестку дня.

Встречи происходят по определенной причине, и проблемы, которые необходимо решить и решить, должны быть перечислены, чтобы предупредить участников. Работайте с организатором, чтобы составить повестку дня, в которой будет определено время для каждой темы, чтобы собрание продолжалось и чтобы у группы было достаточно времени для рассмотрения всех вопросов.

Повестка дня будет вашим планом для протокола собрания. Заголовки протоколов должны соответствовать темам повестки дня для непрерывности.

2. Следуйте шаблону из прошлых минут

Если вы новичок в Правлении или организации и впервые пишете протокол, попросите показать протоколы прошедшего собрания, чтобы сохранить тот же формат.^[1].

Как правило, вверху идет название организации или название группы, на которой проводится собрание: Заседание Совета директоров XYZ, с датой в следующей строке. После даты укажите время, когда встреча подошла к порядку, и время ее окончания. Например:

Совет директоров Super Company, Inc.Реклама

Протокол заседаний

Дата: 20 мая 2019 г.

Время: с 10:00 до 12:30.

Большинство групп, которые встречаются, проводят это регулярно, с определенными пунктами повестки дня на каждом собрании. Некоторые группы включают заголовок «Дальнейшие действия» в конце протокола, в котором перечисляются проекты, над которыми нужно работать, и распределяются обязанности.

Шаблон с предыдущего собрания также поможет определить, будет ли группа записывать, соблюден ли кворум, и другие элементы, относящиеся к протоколу собрания организации.

3. Рекорд посещаемости

На большинстве советов секретарь совета является лицом, ответственным за ведение протокола собрания. На организационных встречах ведением протокола может быть координатор проекта или помощник менеджера или генерального директора. Она или он должны прибыть за несколько минут до начала собрания и передать лист посещаемости с именами всех членов и контактной информацией.

Присутствующим на встрече нужно будет отметить свои имена и внести правки в любые изменения в своей информации. Это поможет как в качестве резервного документа участников, так и в обеспечении того, чтобы информация поступала на самые актуальные адреса электронной почты.

Имена всех участников должны быть указаны непосредственно под названием и датой встречи, в подзаголовке «Присутствует». Перечислите имена и фамилии всех участников, а также название или принадлежность, разделенные запятой или точкой с запятой. Например:

Присутствуют: Джон Доу, президент; Джейн Смит, вице-президент; Джек Уильямс, секретарьРеклама

Если член Правления не смог присутствовать на заседании, укажите его или ее имя после фразы: Скопировано в: В списке участников могут быть другие обозначения. Например, если несколько участников собрания являются членами персонала, а все остальные - добровольцами, вы можете написать (Персонал) после каждого сотрудника.

Как правило, участники перечислены в алфавитном порядке по фамилии. Однако в некоторых организациях рекомендуется сначала указывать руководство Совета. В этом случае сначала будут указаны президент или сопрезиденты, затем - вице-президент, затем - секретарь, а затем - казначей. Затем все остальные имена участников будут в алфавитном порядке по фамилии.

Также обычной практикой является отметить, присоединился ли участник к собранию через конференц-связь. Это можно указать, написав по телефону и перечислив участников, которые звонили.

4. Соглашение об именах

Как правило, когда кто-то впервые выступает на собрании, указывается его или ее имя и часто титул.

Например, президент совета директоров XYZ Роджер Макгоуэн призвал собрание к порядку. Однако в следующий раз, когда Роджер Макгоуэн заговорит, вы можете просто называть его Роджером. Если на собрании присутствуют два Роджера, используйте инициалы в их фамилиях, чтобы разделить их: Роджер М. призвал к голосованию. Роджер Т. воздержался.

5. Что (а что нельзя) включать

В зависимости от характера встречи она может длиться от одного до нескольких часов. Участникам будет предложено просмотреть, а затем утвердить протокол собрания. Следовательно, вы не хотите, чтобы минуты превращались в длинный документ.

Дословное фиксирование всего, что говорят люди, не только не нужно, но и раздражает рецензентов.

По каждому пункту повестки дня вы в конечном итоге хотите резюмировать только важные моменты обсуждения вместе с любыми принятыми решениями. После встречи просмотрите свои заметки, не забудьте отредактировать циркулярные или повторяющиеся аргументы, и оставьте только соответствующие высказанные замечания.

6. Сохраняйте нейтральный тон.

Протокол - это юридический документ. Они используются для установления исторических данных о деятельности организации. Важно поддерживать равномерный, профессиональный тон . Никогда не добавляйте подстрекательский язык в протокол, даже если язык встречи становится горячим.

Вы хотите объективно зафиксировать суть обсуждения, что означает упоминание затронутых ключевых моментов без обвинения. Например, сотрудники ответили на вопросы членов совета директоров относительно профессионализма продавца.Реклама

Представьте, что через десять лет юрист читает протоколы в поисках доказательств возможных нарушений. Вы бы не хотели, чтобы приукрашивание в виде красочного наречия или шутки затуманивало любой отчет о том, что произошло.

7. Запись голосов

Основная цель протоколов - записывать все голоса, полученные правлением или организацией. Твердое ведение записей требует упоминания того, какой участник делает движение, что дословно обозначает движение и какой участник секундант делает это движение.

Например, вице-президент Синди Якобсен предложила выделить 50 процентов, или 50 000 долларов США, выручки от пожертвования ZZZ Foundation в стипендиальный фонд CCC. Президент Роджер Макгоуэн поддержал это предложение.

Это подсчет голосов также должно быть выражено нейтральным языком: Правление единогласно проголосовало за изменение устава следующим образом, или Решение о выделении 1000 долларов на посадку деревьев принято 4 к 1, при этом президент Правления Макгоуэн возражает.

Большинство советов стараются, чтобы голосование было принято единогласно. Иногда, чтобы помочь Правлению достичь более согласованного результата, член Правления может воздержаться от голосования: предложение принимается 17 голосами против 1 при одном воздержавшемся.

8. Сделайте заметки после встречи.

После встречи прочтите свои заметки, пока все обсуждения остаются в вашей памяти свежими, и внесите необходимые исправления. Затем сократите протокол собрания до самого существенного, представив краткий отчет о дискуссии, в котором резюмируются аргументы, выдвинутые за и против решения.

Люди часто говорят в просторечии или идиомами, например: это даже не так или звучит как зашитая пластинка. Хотя у вас может возникнуть соблазн сохранить точный язык в минутах, чтобы добавить цвета, сопротивляйтесь.

Кроме того, если какие-либо презентации являются частью собрания, не включайте информацию из Powerpoint в протокол. Однако вы захотите записать ключевые моменты обсуждения после презентации.

9. Тщательно вычитайте корректуру

Убедитесь, что вы правильно написали все имена, указали правильную дату встречи и что ваш протокол четко читается.

Впервые произносите сокращения по буквам. Помните, что примечания могут быть просмотрены другими людьми, которым аббревиатуры незнакомы. Сохраняйте единообразие в заголовках, пунктуации и форматировании. Протокол должен быть отточенным и профессиональным.Реклама

10. Широкое распространение

После утверждения отправьте протокол по электронной почте всем участникам, а не только участникам, для ознакомления. Ваши протоколы помогут держать отсутствующих в курсе важных действий и решений.

В начале следующего собрания попросите утвердить протокол. Обратите внимание на любые изменения. Постарайтесь выработать согласованные изменения на собрании, чтобы не тратить уйму времени на исправления.

Попросите ходатайство об утверждении протокола с согласованными изменениями. Как только участник предлагает движение, попросите другого человека на собрании поддержать это движение. Говорят, все одобрили. Всегда спрашивайте, есть ли кто-нибудь, кто не одобряет. Если нет, тогда скажите: Протокол нашего последнего собрания утверждается после внесения согласованных изменений.

11. Тщательно подайте документы

Поскольку протоколы являются юридическим документом, будьте осторожны при их хранении. Убедитесь, что имя файла документа соответствует именам файлов ранее поданных минут.

Иногда члены организации могут захотеть просмотреть прошедшие протоколы. Знайте, где хранятся протоколы!

Одно предостережение

В наше время высоких технологий вы можете спросить себя: не было бы проще записать встречу? Это зависит от протоколов организации, но, вероятно, нет.

Обязательно спросите, каковы правила в организации, где вы ведете протокол. Помните, что протокол - это запись того, что было сделано на собрании, а не того, что было сказано на собрании.

Протокол отражает решения, а не обсуждения. Несмотря на свое название, протоколы - это не поминутная расшифровка.

Нижняя граница

Чтобы стать экспертом в ведении протокола, требуется острый слух, готовность учиться и некоторая практика, но, следуя этим советам, вы скоро станете профессионалом.