Сегодняшний деловой мир почти полностью основан на информации. Независимо от того, ведете ли вы малый бизнес или занимаетесь небольшим уголком в организационной структуре крупной транснациональной корпорации, велика вероятность, что основная часть вашей работы состоит в общении с другими, чаще всего в письменной форме. Конечно, есть электронная почта и традиционное деловое письмо, но большинство деловых людей также могут писать презентации, служебные записки, предложения, бизнес-требования, учебные материалы, рекламные копии, заявки на гранты и множество других документов.

Вот в чем загвоздка: у большинства деловых людей мало опыта в написании . Хотя те, у кого есть бизнес-образование, вероятно, немного писали в школе, это редко подчеркивается в бизнес-программах, и умение писать хорошо не является движущей силой желания большинства людей поступать в бизнес-школу. Людей без университетского образования, возможно, вообще никогда не заставляли писать, по крайней мере, со времен государственной школы.

Если вы один из многих людей в бизнесе, для которых письмо никогда не было серьезной проблемой, вам следует знать, что отсутствие навыков письма с каждым годом становится все большим и большим недостатком . Потратив некоторое время на улучшение своего письма, вы сможете значительно улучшить свои возможности для найма и продвижения по службе. Практика ничем не заменит, но вот несколько советов, которые направят вас на верный путь.Реклама

1. Лучше меньше, да лучше.

В деловом письме, как и практически в любом другом письме, важна краткость. По иронии судьбы, по мере того как письменная информация становится все более и более важной для бесперебойного функционирования бизнеса, люди все меньше и меньше хотят читать. Журналы и другие издания, в которых раньше публиковались статьи на 2000 слов, все чаще сокращают эскизы до 500 слов. Используйте слова умеренно, откажитесь от витиеватой прозы и избегайте длинных, извилистых предложений. Как Зорро учил своего сына, садись, делай букву Z и уходи! - переходите прямо к делу, говорите то, что вы хотите сказать, и покончите с этим.

2. Избегайте жаргона.

Все в бизнесе ненавидят деловые письма, все эти безумные решения и те стратегические синергии, которые в конечном итоге ничего не значат; мозговой штурм и возможности для совместной работы более значимы, но это не звучит смешно. Хотя иногда жаргон неизбежен - например, в документе с бизнес-требованиями или технической спецификации - попробуйте использовать более простой язык. Даже для людей из той же области, что и вы, жаргон часто оказывается неэффективным - взгляд скользит мимо него, не улавливая смысла. Есть причина, по которой жаргон так часто используется, когда писатель хочет нет скажи что-нибудь. Реклама

3. Пишите один раз, проверяйте дважды.

Корректируйте сразу же после написания, а затем снова через несколько часов или, еще лучше, дней спустя. Нет ничего более неприятного, чем глупая опечатка в отличном в остальном документе. Вряд ли это справедливо - бывают опечатки! - но люди все равно судят вас за эти ошибки, причем строго. За исключением прямой чрезвычайной ситуации, всегда дайте себе время отложить письмо и вернуться к нему позже. Мозг хитрый и игнорирует только что сделанные ошибки; некоторое время, работая над чем-то другим, даст вам отстраненность, необходимую вам, чтобы отловить эти ошибки, прежде чем кто-либо их прочитает.

4. Пишите один раз, проверяйте дважды.

Я знаю, я только что сказал это, но я имею в виду кое-что другое. Помимо выявления опечаток и других ошибок, выделение некоторого времени между написанием и повторным чтением вашей работы может помочь вам уловить ошибки тона, которые в противном случае могли бы ускользнуть от вас и вызвать проблемы . Например, когда мы расстроены или злы, мы часто пишем вещи, которые на самом деле не хотим, чтобы кто-то читал. Убедитесь, что ваша работа говорит то, что вы хотите, чтобы она говорила, прежде чем позволить ей достичь своей аудитории.

5. Обратите особое внимание на имена, титулы и пол.

Хорошо, есть одна вещь более неприятная, чем опечатка: постоянно называть мистера Смита мисс Смит на протяжении всего документа. Если вы не уверены в написании чьего-либо имени, его должности (и что это означает) или его пола, либо а) посоветуйтесь с кем-то, кто знает (например, их помощник), либо б) в случае пола , используйте гендерно-нейтральный язык. Они и их быстро становятся вполне приемлемыми гендерно-нейтральными местоимениями единственного числа, несмотря на то, что могут сказать ваш учитель грамматики и самодовольный нацист-грамматик в коридоре.Реклама

6. Сохраните шаблоны.

Каждый раз, когда вы пишете особенно хорошее письмо, электронное письмо, памятку или другой документ, если есть хоть малейшая вероятность, что вы будете писать аналогичный документ в будущем, сохраните его как шаблон для использования в будущем. Поскольку спешка при написании - одна из основных причин опечаток и других ошибок, экономия времени за счет использования заранее написанного документа может избавить вас от подобных ошибок. . Просто убедитесь, что удалили любую конкретную информацию - имена, компании и т. Д. - перед ее повторным использованием - вы же не хотите отправлять г-ну Шарифу письмо, адресованное г-же О’Тул!

7. Будьте профессиональны, не обязательно формально.

Существует тенденция считать любое деловое общение формальным, что не является необходимым или даже очень продуктивным. Формальный язык подходит для юридических документов и заявлений о приеме на работу, но, как и жаргон, часто становится невидимым, скрывая, а не раскрывая его значение. В то же время помните, что неформальный не должен означать непрофессиональный - Избегайте личных комментариев, нецензурных шуток и язвительных сплетен из своего делового общения. Помните, что многие компании (возможно, ваша) по закону обязаны хранить копии всей корреспонденции - не отправляйте по электронной почте, почте и не распространяйте ничего, что вам было бы неудобно зачитывать в протоколе в открытом судебном разбирательстве.

8. Запомните 5 W (и H).

Как и в новостях журналиста, Ваши сообщения должны отвечать на все вопросы, актуальные для вашей аудитории: Кто? Какие? Когда? Где? Почему? и как? Например, к кому относится эта памятка, что они должны знать, когда и где она будет применяться, почему она важна и как они должны использовать эту информацию? Используйте формулу 5W + H, чтобы попытаться предугадать любые вопросы, которые могут задать ваши читатели.Реклама

9. Призыв к действию.

Содержание документов, которые являются просто информативными, редко сохраняются очень хорошо. В большинстве случаев деловое общение предназначено для достижения какой-то цели, поэтому убедитесь, что они включают призыв к действию - то, что читатель должен делать . Даже лучше, если читатель должен сделать сейчас . Не позволяйте читателям решать, что им делать с предоставленной вами информацией. - большинство даже не побеспокоит, а достаточное количество тех, кто это сделает, ошибаются, и вскоре у вас на руках будет беспорядок.

10. Не давайте слишком много вариантов.

В идеале ничего не давать. Если вы хотите назначить время для встречи, укажите одно время и попросите подтвердить или указать другое время. В лучшем случае предложите два варианта и попросите их выбрать один. Слишком много вариантов часто приводит к параличу принятия решений, что обычно не является желаемым эффектом.

11. Что это даст вашим читателям?

Краеугольный камень эффективного письма - описание преимуществ, а не характеристик. Почему читателю должно быть до этого дело? Например, никого не волнует, что Windows 7 может работать в 64-битном режиме - им важно, чтобы она могла обрабатывать больше памяти и, следовательно, работать быстрее, чем 32-битная операционная система. 64 бита - это особенность; позволяет мне выполнять свою работу быстрее - это преимущество. Преимущества привлекают читателей, поскольку они, естественно, больше всего заинтересованы в том, чтобы узнать, как они могут облегчить или улучшить свою жизнь. Реклама

12. Наймите фрилансера.

Не совет по письму как таковой Я знаю, но тем не менее хороший совет. Скорее всего, письмо не ваша сильная сторона. Если это важно, наймите кого-нибудь, для кого является их сильная сторона. Вы можете подумать, что фрилансеры предназначены только для маркетинговых материалов, но это неправда - хороший внештатный писатель может создавать памятки, учебные пособия, внутренние письма, корпоративные информационные бюллетени, сообщения в блогах, вики-записи и практически любой другой вид письма, о котором вы только можете подумать. . В зависимости от ваших потребностей, вы можете заниматься сельским хозяйством по мере необходимости, или переместить фрилансера в рабочее место на месте, или разработать любые другие меры, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям. Будьте готовы платить не менее 30 долларов в час, а более вероятно, от 50 до 125 долларов в час за хорошее письмо - любой, кто берет меньше, либо не очень хорош, либо не очень разбирается в бизнесе. (Эти тарифы предназначены для писателей, проживающих в городских районах США, в других частях мира тарифы могут отличаться.)

Для хорошего письма может потребоваться талант, который есть у немногих из нас, но эффективный письмо - навык, которому можно научиться. Если ваши деловые письма не в духе, следуйте приведенным выше советам и посмотрите, не сможете ли вы их улучшить. Если ваше письмо делает пройти проверку, как насчет того, чтобы оставить пару чаевых в комментариях ниже?