Все менеджеры и руководители должны овладеть искусством процесса делегирования. Понимание того, как и когда распределять ответственность между другими, необходимо для поддержания высокого уровня производительности как на личном, так и на организационном уровне. Делегирование задач также важно для эффективного руководства.

Научиться делегировать полномочия - значит создать сплоченную и эффективную команду, способную уложиться в сроки. Более того, знание того, когда и как делегировать работу, снизит вашу рабочую нагрузку, тем самым улучшив ваше самочувствие на работе и повысив удовлетворенность работой. К сожалению, многие лидеры не знают, как правильно делегировать полномочия, или не решаются это сделать.

В этом руководстве вы узнаете, что на самом деле влечет за собой делегирование, как делегирование задач приносит пользу вашей команде и как эффективно распределять задачи.

Оглавление

1. Важность делегирования
2. Почему люди боятся делегировать задачи?
3. Разница между делегированием и распределением
4. Как эффективно делегировать задачи
5. Нижняя граница
6. Дополнительные советы для продуктивного лидерства

Важность делегирования

An Хороший лидер умеет делегировать. Когда вы делегируете часть своей работы, вы высвобождаете свое время и ежедневно добиваетесь большего.

Эффективное делегирование также способствует продуктивности и эффективному управлению временем в команде, опираясь на существующий набор навыков ее членов и позволяя им развивать новые знания и компетенции на этом пути. В результате получается более гибкая команда, которая может делиться ролями, когда возникает необходимость.^[1].

Когда вы готовы делегировать полномочия, вы создаете атмосферу уверенности и доверия. Ваши действия посылают четкий сигнал: как лидер вы доверяете своим подчиненным в достижении желаемых результатов. В результате они будут думать о вас как о симпатичном и эффективном лидере, уважающем их навыки и потребности.

Делегирование заключается не в том, чтобы выкрикивать приказы и надеяться, что ваши сотрудники подчинятся. Работа менеджера - получить максимум от тех, кто находится под их контролем, и, таким образом, максимизировать производительность и прибыль ^[два].

Вот пример плохого делегирования:Реклама

Тщательное делегирование помогает выявить и извлечь выгоду из уникальных сильных и слабых сторон членов команды. Делегирование также повышает вовлеченность сотрудников, поскольку доказывает, что менеджеры заинтересованы в использовании их талантов.^[3]

Почему люди боятся делегировать задачи?

Делегирование повышает продуктивность, но не все менеджеры хотят или могут делегировать полномочия.^[4]Почему? Вот несколько распространенных причин:

• Они негодуют по поводу того, что кто-то другой может получить признание за проект.
• В принципе они готовы делегировать полномочия, но боятся, что их команда не сможет взять на себя больше ответственности.
• Они подозревают, что их сотрудники уже перегружены работой, и не хотят увеличивать свою нагрузку.
• Они подозревают, что проще и быстрее выполнить задачу самостоятельно.
• Им не нравится отпускать дела, которые им нравятся.
• Они опасаются, что если они делегируют ответственность, их собственный руководитель решит, что они не справятся со своей рабочей нагрузкой.

Разница между делегированием и распределением

Большинство людей думают, что делегирование и распределение являются синонимами, но между ними следует проводить важное различие.^[5]

Когда вы назначаете задачу, вы просто инструктируете подчиненного выполнить определенное действие. Вы говорите им, что делать, и они это делают - это очень просто.

С другой стороны, делегирование предполагает передачу части вашей работы другому человеку. Они не просто получают набор инструкций.Важной частью является то, что им отводится роль, которая требует, чтобы они принимали решения и несли ответственность за выполнение задачи.^[6]

Как эффективно делегировать задачи

Итак, как лучше всего делегировать работу, чтобы вы могли побороть страх перед делегированием, создать эффективную команду и работать быстрее? Вот пошаговое руководство:

1. Знайте, когда делегировать

Понимая, какой уровень контроля вам нужно поддерживать над ситуацией, вы можете определить лучшую стратегию расширения прав и возможностей сотрудников. Существует 7 уровней делегирования, которые предлагают работникам разную степень ответственности.Реклама

Это краткое видео объясняет эти уровни и предлагает примеры того, когда целесообразно использовать каждый из них:

Делегирование происходит по всему спектру. Самый низкий уровень делегирования происходит, когда вы говорите другим людям, что делать. Это не дает сотрудникам возможности попробовать новые подходы. Наиболее воодушевляющая форма делегирования возникает, когда вы можете передать большую часть своего контроля над проектом сотруднику.

Знание того, как делегировать работу, помогает вам понять, как связывать людей с задачами, которые наилучшим образом используют их таланты. Когда все сделано правильно, это гарантирует, что вы получите наилучший конечный результат.^[7]

Когда вы решаете, как делегировать работу, задайте следующие вопросы:

• Вы должны отвечать за эту задачу, или кто-то другой может ее выполнить?
• Требует ли это вашего внимания, чтобы добиться успеха?
• Поможет ли эта работа сотруднику развить свои навыки?
• У вас есть время научить кого-нибудь делать эту работу?
• Ожидаете ли вы, что задачи такого характера будут повторяться в будущем?

2. Определите, кто лучше всего подходит для работы.

Вы должны передать факел нужному члену команды, чтобы делегирование работало. Ваша цель - создать ситуацию, в которой у вас, вашей компании и сотрудника будет положительный опыт.

Подумайте о навыках членов команды, их готовности учиться, их стилях работы и интересах.Человек, которого вы делегировали, сможет выполнять работу более эффективноесли они способны, поддаются обучению и заинтересованы. По возможности дайте сотруднику возможность проявить свои сильные стороны.

Неопытным работникам может потребоваться больше наставлений, чем опытным ветеранам. Если у вас нет времени настраивать нового сотрудника на успех, было бы несправедливо делегировать ему полномочия.

Вы также должны учитывать, насколько заняты ваши сотрудники. Меньше всего вам хочется ошеломить кого-то, возложив на него слишком много обязанностей.Реклама

3. Скажите и продайте, чтобы получить членский взнос

После того, как вы нашли идеального человека для работы, вам все равно нужно заставить его взять на себя новую ответственность. Сообщите им, почему вы выбрали их для работы.^[8]Когда вы показываете другим, что поддерживаете их рост, это создает культуру доверия. Сотрудники, которые рассматривают делегированные задачи как возможности, с большей вероятностью будут инвестированы в результат.

Когда вы работаете с новыми сотрудниками, выразите готовность оказывать постоянную поддержку и обратную связь. Опытные сотрудники должны учитывать их мысли и опыт.

4. Будьте ясны и конкретны в работе.

Очень важно объяснить сотрудникам, почему проект необходим, чего вы от них ожидаете и когда он должен быть завершен.^[9]Если они знают, чего вы ожидаете, у них будет больше шансов сделать это.

Устанавливая четкие ожидания, вы помогаете им спланировать выполнение задачи. Установите контрольные точки проекта, чтобы вы могли отслеживать прогресс без микроменеджмента. Если у вашего сотрудника есть проблемы с достижением вехи, у него все еще есть время, чтобы исправить курс до того, как будет выпущен конечный продукт.

Этот тип отчетности обычно используется в университетах. Если студенты знают только срок сдачи и основные требования для завершения основных исследовательских работ, они могут отложить работу до одиннадцатого часа. Многие программы требуют, чтобы студенты встречались с консультантами еженедельно, чтобы получить рекомендации, структуру адресов и проработать недостатки в своих методах до наступления крайних сроков. Эти меры настраивают учащихся на успех, давая им возможность выполнять отличную работу.

5. Поддержите своих сотрудников

Чтобы увидеть наилучшие возможные результаты делегирования, вашим подчиненным нужны ресурсы и поддержка с вашей стороны. Подключите их к обучению и материалам, чтобы развить навыки, которых у них еще нет.^[10]

Чтобы сделать ресурсы доступными, может потребоваться больше времени, но вы сэкономите время, если сделаете работу правильно. Для повторяющихся задач это обучение многократно окупается.

Иногда сотрудникам нужна помощь, чтобы увидеть, что у них хорошо получается и как можно улучшить. Предоставление и получение обратной связи - важная часть делегирования задач. Это также хороший способ контролировать делегированные задачи в качестве лидера. Хотя вы можете отслеживать ход выполнения задач, вы не микроуправление работники.Реклама

На протяжении всего проекта периодически спрашивайте своих сотрудников, нужна ли им поддержка или разъяснения. Дайте понять, что вы доверяете им работу и хотите создать для них пространство, чтобы они могли задавать вопросы и предлагать отзывы. Эта обратная связь поможет вам улучшить способ делегирования работы.

6. Покажите свою признательность

Во время периодических проверок узнавайте все победы, которые вы видели в проекте до сих пор. Признайте, что ваши сотрудники продвигаются к цели. Принцип прогресса излагает, насколько важно праздновать маленькие победы, чтобы поддерживать мотивацию сотрудников.^{[одиннадцать]}Сотрудники будут более эффективными и целеустремленными, если будут знать, что вы замечаете их усилия.

Признание сотрудников, когда они хорошо работают, помогает им понять качество работы, на которую вы рассчитываете. Это повышает вероятность того, что они снова захотят поработать с вами над будущими проектами.

Нижняя граница

Теперь, когда вы точно знаете, что такое делегирование и методы эффективного делегирования работы, вы можете оптимизировать свои задачи и повысить продуктивность своей команды.

Делегировать - значит предоставлять автономию и полномочия кому-то еще, облегчая тем самым вашу собственную рабочую нагрузку и создавая разностороннюю, хорошо укомплектованную команду.

Навыки делегирования могут показаться сложными или пугающими, но со временем это становится намного проще. Начните с малого, делегировав пару решений членам вашей команды в течение следующих недель или двух.

Дополнительные советы для продуктивного лидерства

• Делегирование работы: что делегировать, а что нет?
• 10 способов улучшить навыки управления командой и повысить производительность
• Лидерство против менеджмента: один лучше другого?

Рекомендуемое фото: CoWomen через unsplash.com

Справка