Четкие и понятные инструкции - одна из тех вещей, которые кажутся простыми, но в реальной жизни могут быть более сложными, особенно в офисной среде или в рамках бизнеса. Смешанные сообщения, предположения и несколько вариантов означают, что полученное сообщение может отличаться от того, что мы на самом деле имели в виду.

Ранее в этом году я решил заручиться помощью VA (виртуального помощника) на elance.com. Я никогда раньше не пользовался виртуальным помощником, и он быстро научил меня важности четкого, определенного направления, если вы ожидаете, что ваши инструкции будут поняты и будут действовать так, как вы хотите! Это особенно важно, когда вы не находитесь лицом к лицу, чтобы доставить инструкции, поскольку, когда указания даются по электронной почте или в письменном виде, трудно определить тон, и вы не можете физически указать на вещи!

Кроме того, мой VA находился в Малайзии, где английский не был его родным языком, поэтому было еще важнее давать четкие инструкции!

Исходя из своего опыта, я хочу поделиться с вами своими 7 лучшими советами о том, как давать четкие инструкции и выполнять работу, которую вы хотите!Реклама

1. Не думайте, что они понимают, что вы имеете в виду.

Вы знаете, что они говорят, это предположение - мать всех ошибок! Не будь дураком, который предполагает, что люди знают, что ты имеешь в виду. Хотя большинство людей в вашем офисе или на работе будут интуитивно понятны и увлечены, они не умеют читать мысли. При предоставлении четких инструкций крайне важно не предполагать, что получатель знает, что вы имеете в виду, и это может быть что угодно, от отраслевых сокращений до того, с кем связаться в различных отделах или организациях. Вам потребуется всего несколько секунд, чтобы объяснить детали.

Например, я проинструктировал своего виртуального помощника использовать tweetdeck (приложение, которое планирует заранее написанные твиты), однако то, что я слышал о tweetdeck, не означает, что они есть, и я ошибался, предполагая, что они были.

2. Будьте ясны и конкретны.

Все любят вафли (капель в кленовом сиропе, пожалуйста), но никто не любит вафли в разговоре, особенно в письмах или инструкциях. Хотя вы не хотите трепаться в своем наборе инструкций (это было бы пустой тратой вашего времени и, честно говоря, они отключатся через некоторое время), вы все же хотите, чтобы ваши инструкции были четкими, конкретными и лаконичный. Лично я предпочитаю не заморачиваться маслом и предпочитаю сразу указать, что нужно предпринять или выполнить, вместо того, чтобы делать инструкции слишком витиеватыми, что только сбивает с толку.

Например, не следует просто давать указания разослать избранные брифинги нескольким ключевым заинтересованным сторонам, вместо этого укажите, сколько заинтересованных сторон, кому и какие брифинги! Я часто нахожу, что это помогает выделить пункт, так как это снижает искушение болтать и помогает вашим инструкциям и действиям быть более целенаправленными.Реклама

3. Укажите временные рамки

Не путайте вопросы, не уточняя свои временные рамки и сроки. Что вы думаете, как скоро может быть очень отличается от ваших коллег. Если вы думаете, что следующие пару часов скоро, но ваши сотрудники, которых вы проинструктировали, посчитали, что это произойдет через несколько дней, то это общение будет иметь серьезные последствия для любого бизнеса или проекта!

4. Приведите примеры

По возможности обязательно приводите примеры. Это будет особенно полезно, если они новички в этой должности или если они не выполняли задание раньше. Это поможет внести ясность в инструкции и поможет сформировать более четкое представление о том, что вы имеете в виду и чего хотите.

Например, если вы просите их разработать опрос об удовлетворенности клиентов вашим новым продуктом, вы можете отправить им примеры других опросов, которые использовались ранее, чтобы дать им некоторое представление.

5. Предложите альтернативы

При передаче ваших инструкций стоит рассмотреть возможность предоставления некоторых альтернатив на тот случай, если ваш предпочтительный вариант инструкции окажется нежизнеспособным или недоступным.Реклама

Например, я хочу, чтобы вы назначили встречу 20-го числа этого месяца на 2 часа с финансовым директором. Если 20-го они недоступны, то 26-го будет хорошо, или мы можем встретиться с коммерческим аналитиком.

Предоставляя альтернативы, вы даете своим сотрудникам возможность выполнять работу с минимальными усилиями и постоянно проверять себя. Красота поручения кому-то что-то сделать в том, что вам не нужно этого делать, что сэкономит ваше время. Установив альтернативы, они не будут постоянно к вам возвращаться, в конце концов, это не сэкономит ваше время, если вам придется постоянно отвечать на запросы.

6. Установите границы

Лично я не из тех, кто занимается микроменеджментом, и из-за этого я не из тех, кто постоянно проверяет меня, должны ли они что-то делать или нет. После того, как задача поставлена, инструкции должны быть достаточно четкими, чтобы дальнейшее подтверждение и разъяснение не требовалось (однако, говоря об этом, очевидно, что лучше всего обратиться за разъяснениями, если вы не уверены!) ясны, так что они уверены в том, что делают, и не чувствуют необходимости снова и снова возвращаться с вопросами. Как и в случае с советом 5, очень важно установить границы, особенно если вы не можете придумать альтернативы в то время, тогда границы могут сработать.

Например, вы можете дать указание пойти к поставщику и заказать 100 единиц. Если обычного поставщика нет в наличии, то можно использовать нового поставщика, если он не более чем на 10% дороже и может доставить товар в течение 3 рабочих дней. Здесь вы не указали конкретные альтернативы, но достаточно четко обозначили границы, чтобы они могли сделать выбор.Реклама

7. Получите разъяснения

Прежде чем вы позволите своим сотрудникам расслабиться на основании ваших инструкций, не помешает попросить у них разъяснений, чтобы убедиться, что они понимают, в чем заключается текущая задача и чего от нее ждут. Вы можете просто спросить в конце, есть ли какие-либо вопросы, но проблема в том, что слишком легко просто сказать «нет». Либо они думают, что понимают, либо даже стесняются спросить! Возможно, попросите их подвести итоги того, что требуется, или каковы приоритеты / цели, чтобы вы могли убедиться, что то, что вы сказали, было услышано!

Рекомендуемое фото: picjumbo через picjumbo.com