15 лучших советов по организации офиса и достижению большего

15 лучших советов по организации офиса и достижению большего

Вы можете подумать, что у вас нет времени на организацию офиса, но если бы вы действительно знали, сколько времени вам стоит эта дезорганизация, вы бы передумали.

Иногда перестановка и перемещение стопок не в счет. Точно так же нельзя убирать со стола, если вы выбросите мусор в корзину или ящик стола.



Относительно аккуратные и упорядоченные офисные помещения позволяют повысить производительность труда и сократить потери времени.

На организацию вашего офиса не нужно уходить дни, это можно делать понемногу. На самом деле, поддерживать организованный офис намного эффективнее, если вы относитесь к нему как к текущему проекту, а не как к массовому нападению.



Итак, если вы готовы приступить к работе, следующие советы по организации помогут вам превратить офис в эффективное рабочее пространство.

1. Очистите свой офис

Убирайте беспорядок, опорожняйте, измельчайте, избавляйтесь от всего, что вам не нужно или не нужно. Осмотреться. Что вы давно не использовали?



Возьмите по одной области за раз. Если он не работает, отправьте его в ремонт или выбросьте. Если вы не использовали его в течение нескольких месяцев и не можете придумать, когда он вам действительно понадобится, то он уходит. Это касается мебели, оборудования, расходных материалов и т. Д.Реклама

Не забывайте о безделушках, растениях (настоящих или искусственных) и украшениях - если они покрыты пылью и портят ваш офис, то это честная добыча.

2. Собирать и распространять

Соберите каждый предмет, которого нет на своем месте, и положите его на место.



почему упражнения делают тебя счастливым

3. Создание рабочих зон

Решите, какой вид деятельности происходит в каждом помещении вашего офиса. У вас, вероятно, будет основное рабочее пространство (скорее всего, ваш стол), справочная область (шкаф для хранения документов, полки, папки) и область хранения (шкаф, полки или ящики).

Разместите соответствующее оборудование и принадлежности как можно ближе к нужному месту.

лучший интернет-магазин подержанных книг

4. Близость

Расположите оборудование и расходные материалы, которые вы используете чаще всего, в пределах досягаемости. Вещи, которыми вы редко пользуетесь, можно хранить или убрать.

5. Найдите хорошего этикетировщика

Выберите простой в использовании этикетировщик. Выделите время, чтобы промаркировать полки, корзины, ящики корзин. Он не только напомнит вам, куда идут дела, но и поможет другим, у кого может возникнуть необходимость найти, использовать или убрать что-нибудь в вашем рабочем пространстве.

6. Пересмотрите свою систему подачи документов.

По мере того как мы полностью переходим в цифровую эпоху, потребность в хранении бумажных файлов уменьшилась.Реклама

Что может ваш магазин в цифровом виде? Вы дублируете файлы? Возможно, вам удастся удалить некоторые файлы и папки, которые вы использовали ранее. Если вы храните файлы на своем компьютере, регулярно создавайте резервные копии.

Вот несколько идей по хранению для создания удобной системы хранения документов:

  • Создать папку встречи - Поместите туда все вопросы для обсуждения, а также элементы, которые необходимо передать, отчеты, которые необходимо предоставить, и т. Д. Это поможет вам подготовиться к встречам и избавит вас от стресса даже при переносе встречи .
  • Создайте папку WOR - Многие из наших грязных бумаг - это вещи, которые отложены до тех пор, пока кто-то другой не ответит или не начнет действовать. Загоните их в папку WOR (Ожидание ответа). Проверяйте его каждые несколько дней на предмет невыполненных действий, которые могут вам понадобиться.
  • Ящики для хранения - Используйте недорогие ящики для хранения, чтобы хранить заархивированные файлы и извлекать их из текущего файлового пространства.
  • Коробки для журналов - Используйте коробки для журналов или папки для хранения журналов и каталогов, которые вы действительно хотите хранить. Убедитесь, что они вам действительно нужны для справки или исследования, в противном случае их можно утилизировать или отдать.
  • Папка для чтения - Назначьте файл для печатных статей и несрочных документов, которые вы хотите прочитать.
  • Архивные файлы - Когда проект будет завершен, сложите все материалы и отправьте их в архив. Сохраняйте рабочие папки для текущих проектов.
  • Файл еженедельно - Не позволяйте вашей документации скапливаться в кучу. Поместите свои документы в папку «В файл» и храните все раз в неделю.

Дополнительные советы по организации файлов см. Здесь: Как организовать файлы для повышения производительности.

7. Уберите свой рабочий стол

Удалите все, тщательно очистите и положите обратно только те вещи, которые необходимы для повседневного использования.

Если у вас возникли трудности с расхламлением вещей, эта формула деклаттера поможет вам выбросить вещи, не пожалев потом.

8. Организуйте свой рабочий стол.

Теперь, когда вы оптимизировали свой рабочий стол, неплохо было бы его упорядочить.

Используйте настольные органайзеры или контейнеры, чтобы расположить предметы на столе. Используйте лотки для бумаги, контейнеры для мелких предметов.Реклама

Не забывайте свой рабочий стол! Убедитесь, что файлы или изображения находятся в упорядоченных папках. Я бы порекомендовал вам очищать рабочий стол компьютера каждый день перед уходом с работы.

9. Организуйте свои ящики

В одном ящике складывайте использованные предметы, марки с конвертами, липкие блокноты с блокнотами и т. Д.

продукты для борьбы с дрожжевой инфекцией

Используйте органайзеры ящиков для мелких вещей - канцелярских скрепок, кнопок и т. Д. Используйте отдельный ящик для личных вещей.

10. Отдельные почтовые ящики

Если вы регулярно работаете с другими людьми, создайте для каждого папку, лоток или папку «Входящие».

11. Очистите свои стопки

Надеюсь, с вашим новым организованным офисом вы больше не будете создавать груды бумаги, но вам все равно придется разбираться со старыми.

Пройдите через кучу (при необходимости понемногу) и положите в подходящее место или сбросьте.

12. Сортировка писем

Не складывайте почту в кучу, чтобы ее рассортировать, или рыться в ней и вынимать нужные вам части прямо сейчас. Сортируйте его, как только вы его получите: действовать, читать, подавать, делегировать или передать. .Реклама

13. Назначьте даты отмены

Вам не нужно хранить каждый листок бумаги бесконечно. Отметьте файлы или документы, когда их можно выбросить или измельчить.

Некоторые юридические или финансовые документы должны храниться в течение определенного периода времени. Убедитесь, что вы знаете, каковы эти требования.

14. Фильтр электронной почты

Некоторые электронные письма важно читать, другие не так уж и важны.

Когда вы используете систему фильтров для маркировки различных типов писем, вы знаете их приоритет и на которые нужно отвечать в первую очередь.

Ознакомьтесь с этими советами, чтобы добиться нулевого уровня входящих сообщений: Лучший способ добраться до нулевого почтового ящика

15. Приведите в порядок свой стол

В конце дня сделайте быстрое выпрямление, чтобы у вас было хорошее начало на следующий день.

Нижняя граница

Используйте один совет или попробуйте их все. Количество усилий, которые вы приложите для создания и поддержания эффективной рабочей зоны, окупится в большой степени.Реклама

Вместо того, чтобы тратить время на поиски вещей и перетасовку стопок, вы сможете тратить свое время ... ну ... за работой и вам понравится быть свободным от беспорядка!

Больше организационных хаков

Рекомендуемое фото: Алеся Казанцева через unsplash.com

красота женщины
О нас

Digital Revolution - Источник практических и адаптируемых знаний, посвященных улучшению здоровья, счастья, продуктивности, отношений и многого другого.

Рекомендуем
Винс Ломбарди о скрытой силе освоения основ
Винс Ломбарди о скрытой силе освоения основ
10 привычек финансово стабильных людей
10 привычек финансово стабильных людей
10 вакансий фрилансера, которые может сделать каждый, чтобы легко заработать дополнительные деньги
10 вакансий фрилансера, которые может сделать каждый, чтобы легко заработать дополнительные деньги
10 причин, почему взросление не так плохо, как вы думаете
10 причин, почему взросление не так плохо, как вы думаете
Если человек не хочет брать на себя ответственность за последствия своих действий, он может попытаться обвинить других
Если человек не хочет брать на себя ответственность за последствия своих действий, он может попытаться обвинить других